HDI Brasil: O escritório sem paredes

(*)Rick Wartzman

Todo mundo sonha um dia em ter uma sala ampla para si mesmo, mas a verdade é que espaços de trabalho abertos removem as barreiras à comunicação, permitem a inovação e faz todo mundo se sentir importante

Na semana passada, eu e meus colegas do Instituto Drucker fomos transferidos de volta para nosso escritório, que no início do mês tinha sido redesenhado por Herman Miller (MLHR). É uma bela instalação, uma mistura perfeita entre formas e funções, com 140 peças de mobílias flexíveis, móveis multifuncionais (com armários de armazenamento que se dobram e se transformam em assentos, por exemplo) e um ambientalmente amigável.

Ainda assim, o meu detalhe favorito é: não há paredes interiores. Oito de nós sentam todos juntos em um espaço amplo e iluminado, sem qualquer obstáculo. Éramos configurados dessa forma antes, mas, como o patrão, eu tinha uma área de trabalho fechada por divisórias. Elas agora não existem mais.

Essa nova disposição vai muito além do simbolismo. Sem paredes, minha equipe e eu nos comunicamos de forma precisa, como defendido por Peter Drucker. Na verdade, nossos 425 metros quadrados abertos são um dos principais motores dos nossos resultados.

Uma das coisas mais importantes que qualquer líder pode fazer, Drucker escreveu, "é construir a organização em torno da informação e comunicação, em vez dehierarquias".

Derrubar paredes é a maneira perfeita de se conseguir isso. Não passa um dia sem que ocorram situações como: Um funcionário está conversando com outro sobre um desafio especial. Um terceiro escuta o que estão dizendo e entra na discussão. Uma quarta pessoa, também se mobiliza e oferece uma perspectiva totalmente diferente. Esta efervescência tem gerado nossas melhores inovações.

Fluxo livre ao diálogo
Nesta semana, por exemplo, decidimos aperfeiçoar os nossos esforços para atrair leitores ao nosso blog, o Exchange Drucker, após uma discussão semi-espontânea surgir entre três de nós. A conversa chegou aos ouvidos de outro colega de trabalho que apurou a ideia e nos ajudou a evoluir ainda mais. Para mim, como supervisor, a melhor parte é que dois dos meus funcionários tinham iniciado a conversa e eu era capaz de ouvi-los desde o início, assim como defende Drucker.

"Conversas individuais não funcionam", declarou Drucker em seu clássico de 1973, Management: Tasks, Responsabilities, Practices. Iniciativas do topo, acrescentou ele, só têm êxito se "elas vêm após comunicações terem sido efetuadas com sucesso". Elas devem ser "reação ao invés de ação. Resposta ao invés de iniciativa".

Mesmo as maiores empresas podem se beneficiar de serem criativos em relação ao seu espaço. No final de 1990, quando Paul O'Neill foi o principal executivo da Alcoa (AA), ele construiu uma nova sede, com uma planta largamente aberta. Escritórios tradicionais deram lugar a áreas de trabalho abertas com passagens para entrada dos funcionários, incluindo O'Neill.

Layouts tradicionais de escritório, com suas separações de status são uma barreira para a noção de colaboração, e lembra as pessoas de se colocarem nos seus lugares todos os dias”, diz O'Neill. “Eu queria dar ideia de que se você trabalha aqui, você é importante, mas não mais nem menos importante do que qualquer outra pessoa que trabalha aqui".

Abstendo-se de jurisdições formais
Para Drucker, a essência do trabalho em equipe é a "comunicação lateral", com "pessoas de diversos saberes e competências trabalhando em conjunto de forma voluntária, de acordo com a lógica da situação e com as demandas de tarefa, não em função de uma estrutura formal de competência. "O fluxo livre de diálogo, que emerge naturalmente da proximidade física, só aumenta as chances para este tipo de cooperação.

Outro que acredita firmemente nesta abordagem é Carlos Brito, executivo-chefe da Anheuser-Busch InBev (BUD), que não tem o seu próprio escritório há mais de 20 anos. Ele compartilha uma grande mesa com seus subordinados diretos.

"Nós apreciamos a informalidade e a franqueza, e incentivamos os colegas a trazerem ideias para a equipe de liderança e aos outros companheiros até nos corredores da empresa", disse-me Brito. Para facilitar isso, a gigante fabricante de cerveja tem "pessoas de todos os níveis trabalhando próximos, para que todos possam aprender uns com os outros e para que líderes e gestores possam ficar perto do trabalho do dia-a-dia que suas equipes estão realizando.

"A comunicação aberta é mais eficiente", diz Brito. "Reuniões são uma parte necessária do negócio, mas eu descobri que muitas vezes você pode obter mais com uma conversa de cinco minutos no corredor do que com uma reunião de uma hora de duração. Não é possível agendar uma reunião de cinco minutos no Outlook".

Sem lugar para se esconder
Brito ressalta outras vantagens. Os empregados que trabalham em uma área comum estão aptos a aprenderem as melhores práticas uns dos outros. Além do mais, um escritório sem paredes aumenta a responsabilização individual. "Não há como esconder em um espaço de trabalho aberto", explica Brito. "Pelo fato de todo mundo ficar em ambiente aberto, é mais fácil reconhecer o alto desempenho e os melhores profissionais no dia a dia, do que apenas ocasionalmente em grandes reuniões ou durante as avaliações de desempenho".

Há momentos em que um pequeno espaço privado é necessário, é claro. Poucas pessoas na minha organização colocam fones de ouvido quando eles precisam de calma. Também é muito comum para nós, sair para o pátio para atender a um telefonema de um cônjuge ou falar confidencialmente com alguém. Mas esse pequeno inconveniente é largamente compensado pelas vantagens da constante interação entre as pessoas, especialmente numa época em que muitas empresas estão se afogando em dados.

"Somente um contato direto permite real comunicação", observou Peter Drucker. "Quanto mais informações tiverem sua movimentação automatizada, mais vamos ter de criar oportunidades para uma comunicação eficaz".

Drucker ficou célebre com a frase: "A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não está sendo dito".

Sem dúvida isso é verdade, mas também não devemos esquecer: Há muito a ser adquirido, também ouvindo o que está sendo dito pela pessoa ao seu lado.

(*) Rick Wartzman é o diretor executivo do Instituto Drucker em Claremont Graduate University.