HDI Brasil: 10 maneiras de cortar custos de TI com a gestão de ativos

(*) Umesh Shah

Muitos departamentos de TI ignoram oportunidades de cortar custos, especialmente quando se trata de gerir os ativos de sua infraestrutura. Seguem abaixo algumas dicas de como essa gestão pode te ajudar a diminuir as despesas.

Mesmo que os orçamentos de TI estejam em recuperação, a maioria das organizações ainda está sob pressão para reduzir custos operacionais. Você pode já ter tomado medidas para consolidar e racionalizar a infraestrutura de TI, mas há chances de ainda serem obtidas mais economias, melhorando a maneira como você o faz gerenciamento dos ativos de sua infraestrutura de TI. De acordo com a Forrester Research, a situação dos ativos de TI podem representar até 80% das suas despesas de capital [The Forrester Wave: IT Asset Life-Cycle Management, Q2 2009].

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Apesar das mudanças nos gastos com ativos de TI ocorridas nos últimos anos, a maioria das organizações não estão fazendo todo o possível para maximizar a redução desses custos. Na verdade, o Gartner estima que até 20% das licenças de software e taxas de manutenção de hardware sejam gastos com ativos que não estejam mais em uso [Gartner, "Don't Overlook Opportunities to Save Costs on ITAM," March 2008]. Embora a maioria das organizações tenha procedimentos e ferramentas para a gestão de ativos de TI (ITAM), há mais coisas que podem ser feitas para melhorar a gestão de ativos e reduzir despesas. Os departamentos de TI precisam adotar soluções de automação integradas que não apenas dão uma imagem total do seus ativos e ciclos de vida de serviços, mas também reduzam o custo e a complexidade de gerenciar esses ciclos de vida.

Com as ferramentas certas, a TI pode facilmente assumir o controle dos desafios do ITAM - como a descoberta, monitoramento, auditoria e gestão - para transformar uma situação de caos em um verdadeiro valor para a empresa. No entanto, nem todas as ferramentas de ITAM são iguais e é necessário manter 10 questões em mente:

1 – TENHA UMA VISÃO CLARA DO MOMENTO
Contabilidade para cada um dos seus ativos de TI é o primeiro passo para maximizar o seu investimento em hardware e software. Os departamentos de TI devem conhecer a localização, configuração, uso e história de cada um dos ativos, para otimizar os seus bens de TI. Com essas informações em mãos, eles podem determinar o verdadeiro valor de cada ativo e eliminar aqueles que gerem mais custos.

A menos que você possua pouquíssimos ativos - ou uma equipe de TI com bastante tempo livre - a única forma de fazer rapidamente o inventário de seu ativos da TI é através de uma ferramenta que automatize o processo. A solução não deve apenas descobrir o hardware, software e ativos de dispositivos sem S.O. em sua rede, mas também como, quando e por quem o hardware e o software estão sendo usados. Isso permitirá que você identifique facilmente os recursos que podem ser aposentados, redistribuídos ou reutilizados e terem seus custos realocados devidamente. Isso também permitirá automatizar rotinas para colher visões atualizadas e acompanhar as mudanças.

2 – PROCESSO, PROCESSO, PROCESSO
Seja grande ou pequena, as organizações precisam de um conjunto padrão de processos de ITAM, que se alinhem com o negócio e que sejam mensuráveis e consistentes. Embora haja uma grande quantidade de frameworks de melhores práticas para te auxiliar, tenha cuidado para não tentar encaixar um processo "quadrado" em uma organização "redonda". Se o novo processo não tornar a vida da sua equipe mais fácil ou demonstrar os benefícios mensuráveis, então será apenas uma nova maneira de fazer coisas, sem um benefício real.

Assim, a solução de ITAM precisa ser flexível o suficiente para suportar os seus processos originais e não necessitar um monte de programação de configuração cara ou de uma consultoria. É necessário que ela seja de fácil uso, ao ponto de guiar os usuários através da automatização desses novos processos, sem causar-lhes muita frustração com a complexidade na implantação dos novos processos e na sua administração diária. Com processos claramente definidos, que são automaticamente monitorados e medidos, há a garantia de que você tenha controle e possa gerar relatórios sobre todos os ativos de TI dentro de sua rede.

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3 – COMPLIANCE É FUNDAMENTAL
Estar em dia com as licenças de software é crucial, especialmente pelo aumento da auditoria dos fornecedores. De acordo com um relatório de julho 2009 do Gartner, mais de 50% das organizações foram auditados pelo menos por um fornecedor de software nos últimos 12 meses. ["Gartner Polls & Surveys Show an Increase in Software License Audits", 31 July 2009]

Por esta razão, você precisa estar constantemente ciente de todo software que é usado em demasia ou “aposentado”, a fim de garantir que você não esteja operando fora das condições de seus contratos e colocando a sua organização em uma posição vulnerável. Isto permitir-lhe cumprir as obrigações de licença do fornecedor e evitar pesadas multas e sanções. Você pode ter esse controle através da aplicação de uma solução de ITAM que defina as políticas, monitore continuamente o ambiente e forneça aos auditores relatórios dos níveis de conformidade das licenças de software.

4 – SEJA VERDE; É FÁCIL
Desperdício de energia é dinheiro desperdiçado. Apesar disso, a maioria dos computadores ficam em uso menos de 20% do tempo, e as empresas lutam para definir, implementar e executar políticas de gestão de energia através de uma infraestrutura distribuída. A maioria dos computadores de hoje têm capacidade de gerenciamento de energia, mas a TI muitas vezes carece de recursos ou de automação para explorar essa funcionalidade, para gerir a emissão de CO2 e despesas ao longo do dia.

Uma ferramenta de gestão eficaz permite-lhe criar relatórios sobre custos e economia de energia para demonstrar o valor para os gestores. Além disso, uma ferramenta de gerenciamento de energia permitirá que você facilmente configure e implante políticas de gestão de energia detalhada e adaptada aos padrões dos seus usuários e necessidades específicas em torno do relógio. Ela também deve ter capacidade de acordar as máquinas de modo que os técnicos de TI possam executar atualizações, patches e outras funções de manutenção, sem ter que deixar todas as máquinas ligadas. Tomar o controle do seu gerenciamento de energia é um processo ganha-ganha: reduzir o consumo de energia é bom para o ambiente e reduzir custos é bom para o resultado da sua empresa.

5 – PREVENIR O USO DE SOFTWARES E DISPOSITIVOS NÃO AUTORIZADOS
A violação de privacidade ou vazamento de dados pode prejudicar uma organização. No entanto, o foco de muitas empresas são as ameaças externas, esquecendo de se proteger contra os riscos internos, tais como aqueles que surgem a partir da proliferação de dispositivos removíveis. A perda de informações sensíveis (por exemplo, dados financeiros de empresa e dados do cliente) é cara para se recuperar. Uma solução de gerenciamento eficaz de dispositivos móveis permitirá que você defina políticas e automaticamente bloqueie os dispositivos não autorizados para garantir que informações confidenciais não deixem sua corporação.

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6 – SEJA PROATIVO NO GERENCIAMENTO DE PATCHES
É importante constantemente detectar e analisar os riscos potenciais para seus ativos de TI, como a falta de patches de segurança. Garantir que os sistemas sejam devidamente corrigidos e atualizados pode parecer assustador e demorado, porém, com 90% dos ataques sendo provenientes de falhas de segurança para quais os “remendos” de já foram emitidos, erros e atrasos no processo de correção podem ser extremamente onerosos para a empresa. Por esta razão, é urgente a implementação de uma solução abrangente de gerenciamento de patches, que possa identificar automaticamente patches e correções críticas, até mesmo para dispositivos apenas periodicamente conectados à rede, ou cuja localização é desconhecida. Isto não só irá ajudar a aliviar os problemas tipicamente associados com o processo de gerenciamento de patches, mas também reduzirá muito os riscos de segurança e tempo de inatividade não planejado.

7 – NÃO FIQUE VULNERÁVEL
Procure por uma solução que possa automaticamente e continuamente escanear os ativos de rede para identificar, avaliar e corrigir automaticamente configurações vulneráveis e não-seguras. Isso permitirá determinar rapidamente o impacto das vulnerabilidades de toda a empresa e imediatamente corrigir o problema, que acaba por tornar a organização mais segura a um custo muito menor.

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8 – RESOLVA PROBLEMAS REMOTAMENTE
Produtividade e dinheiro são muitas vezes desperdiçados quando alguém da equipe de TI precisa se deslocar até a mesa do usuário para resolver um problema. Implementar uma solução de acesso remoto permite que os técnicos resolverem problemas do usuário de onde estiverem. Isso reduz as despesas de serviço, o tempo de inatividade do usuário e as exigências sobre a equipe de TI. A resolução mais rápida significa melhores serviços, menores custos e clientes mais satisfeitos.

9 - INSTALAÇÃO AUTOMÁTICA DE SOFTWARE
A evolução das necessidades de negócio e a tecnologia em constante mutação fazem com que seja difícil e caro manter softwares atualizados e configurados corretamente. As organizações podem reduzir os custos, riscos e trabalho normalmente associados com as mudanças de configuração, implementando uma solução de software que automaticamente distribui e instala o aplicativo e pacotes do sistema operacional através da rede.

10 - IMPLEMENTAR UMA SOLUÇÃO DE ITAM QUE POSSA CRESCER CONTIGO
Encontrar a solução de ITAM certa para as necessidades da sua organização pode ser complicado e caro, e pode não ser realista implementar todas as melhores práticas acima de uma vez. Para evitar ter que pagar uma quantia exorbitante de dinheiro, as organizações devem procurar uma solução de ITAM unificada, que ofereça uma visão centralizada das várias operações de TI do negócio e que possa crescer com as necessidades da sua empresa, ao invés de combinações de produtos separados, que criam lacunas de conhecimento e não possuem a capacidade de fornecer de integrar informações. Uma solução integrada permitirá que você escolha a combinação de soluções que sua empresa precisa agora e adicione produtos para acompanhar as necessidades em constante evolução de seu negócio.

Umesh Shah é gerente sênior de marketing de produto da Numara Software. Ele tem mais de 15 anos de experiência em gestão de TI e de serviços, incluindo a gestão de operações de TI, CRM e Help Desk / Service Desk.

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