terça-feira, 27 de julho de 2010

IBM fecha parceria com HDI para capacitação em massa de seus profissionais

A IBM anunciou parceria com o instituto certificador HDI Brasil para capacitação de seus profissionais que prestam serviços de suporte de TI para clientes. Com duração inicial de um ano, o objetivo do acordo é treinar centenas de profissionais no curso Support Center Specialist (SCA).

“Esse programa de treinamento será uma importante ferramenta para entregarmos um serviço ainda mais qualificado de Service Desk aos nossos clientes. Com o curso, que é uma metodologia moderna, madura e está alinhada ao que acreditamos ser um serviço de alto nível ao usuário final, poderemos proporcionar aos nossos funcionários uma maior capacidade de agregar valor para eles e para a companhia”, diz Leandro Abreu, Executivo de Serviços ao Usuário Final da empresa.

O executivo acredita que o programa não só melhorará a capacidade dos seus funcionários, como o utilizará como ferramenta de motivação e premiação aos melhores funcionários.

“Nosso plano é atrelar esse programa de certificação ao nosso programa de desenvolvimento de carreira. Dessa maneira os profissionais serão selecionados de acordo com critérios pré-definidos de performance e potencial, ou seja, os funcionários de destaque receberão essa certificação como recompensa. Essa atitude foi muito bem recebida pelo time, pois esse é um treinamento que traz valor para a empresa e, principalmente, para o profissional”, acrescenta Abreu.

A parceria vai permitir ainda que a gigante de TI treine seus funcionários em grande escala e com a flexibilidade de realizar a capacitação dentro de suas instalações.

O SCA é um treinamento desenvolvido para técnicos de suporte que trabalham na linha de frente do atendimento aos clientes. O curso aborda estratégias efetivas para melhorar a qualidade da comunicação e nível de satisfação dos clientes. Também aborda outros tópicos como resolução de problemas, ferramentas e processos fundamentais de Service Desk e Centros de Suporte, incluindo a introdução ao ITIL.

6 passos para a criação de um Catálogo de Serviços gerenciável

(*)Mike Tainter
Muitas empresas lutam atualmente para compreender o valor de um catálogo de serviços, como pode ser aproveitado para proporcionar qualidade e satisfação ao cliente e o que ele realmente é.

O alargamento dos processos contidos no ciclo de vida dos serviços do ITIL v3, promoveu maior interesse e maiores desafios associados ao desenvolvimento de um portfólio ou catálogo de serviços. Um dos maiores problemas é decifrar os componentes de um catálogo de serviços: satisfazendo a TI e o negócio, incluindo aí a impacto no resultado da empresa.

Antes de decifrar os atributos de um catálogo de serviços, abordaremos uma percepção comum que é ignorada. Muitas organizações podem levantar um monte de ciclos na definição de um serviço. Atendo-se à estratégia de serviços publicada no ITIL, a definição é simples: "O serviço é um meio de entregar valor aos clientes, facilitando o alcance aos resultados que eles querem atingir, sem a participação em custos e riscos específicos." Esta definição é clara, mas é não é tão fácil desenrolá-la em uma forma aplicável para consumo e sob os recursos disponíveis.

Esta percepção ignorada ocorre quando as organizações definem os serviços que são apenas solicitações. Como exemplo, muitas organizações olham para o catálogo de serviços como um menu onde clientes podem requisitar os serviços a-la-carte. É verdadeiramente um serviço ou é uma solicitação padrão que é parte de um serviço mais abrangente? É o último. Portanto, é importante entender a diferença entre um serviço e um pedido de serviço.

Por exemplo, quando nós consideramos encomendar um laptop como um serviço, o valor é alcançado quando o ativo é entregue? Provavelmente não. O valor real é atingido quando o usuário loga e realiza um trabalho que produz resultados para a empresa. Assim o laptop atinge o seu objetivo. É preciso haver um fluxo de trabalho para disponibilizar o laptop em uma forma que atenda às expectativas do cliente, sendo a entrega do laptop apenas uma etapa da cadeia de valor de serviços. O pedido feito pelo cliente é o catalisador que conduzirá o valor real do serviço.

Imagine a situação em que um novo gerente de projetos iniciará suas atividades na próxima semana. Ele revisará os serviços, como a entrega de um laptop, telefone ou configuração de e-mail e solicitações de facilities. O gerente então começa a preencher os campos obrigatórios do formulário on-line e envia as instruções, iniciando o fluxo de trabalho do back-end para o cumprimento dos serviços. No entanto, o que realmente o gerente teria à disposição? A empresa possui os serviços para tornar o novo gestor produtivo no primeiro dia de trabalho? Talvez. Mas se olharmos mais de perto, a única garantia é que o gerente de projetos terá um laptop, telefone, endereço de e-mail e um lugar para trabalhar.

Isto nos leva à pergunta: O que o gerente de projetos realmente está habilitado a fazer? O verdadeiro valor ainda não foi entregue. Fica a critério do gerente determinar quais os componentes desses serviços, como mensagens e telecomunicações, que ele necessitará para ser produtivo. Serviço de valor só pode ser alcançado se os componentes dos serviços são compreendidos.

IDENTIFICANDO
Para esclarecer os componentes de um catálogo de serviços, dê pequenos passos para ajudar a ganhar apoio e comprometimento de esforço. Uma maneira de fazer isso é começar com uma base de no máximo 10 serviços, com seis atributos cada. Tenha em mente que os serviços devem permitir um resultado para o negócio, a fim de ser percebido como algo de valor.

Para começar, defina até 10 serviços com seis atributos, ao invés de tentar desenvolver todos os serviços de ponta a ponta de uma só vez. É uma boa prática designar uma equipe orientadora para desenvolver o catálogo. Lembre-se de uma frase importante: "o consenso pode inibir o desenvolvimento." A tentativa de obter a aceitação de todos os departamentos dentro da organização pode levar a um impasse. Para conseguir um progresso constante, mantenha uma equipe de orientadores de não mais de 4-6 membros. Tente manter a quantidade de canais de comunicação a um mínimo, caso contrário, haverá uma comunicação excessiva impedindo o progresso.

Ao decidir sobre a lista inicial de serviços a serem colocados no catálogo, escolha os serviços que possuem um escopo menor ao invés de escolher serviços que sejam prestados a todos. A escolha de uma única linha de negócios com vários departamentos é a forma mais adequada para manter o escopo gerenciável. Mantê-lo simples no início permitirá uma aceitação maior da equipe e acelerará o êxito. Foque nos seguintes atributos:

Nome do serviço - É surpreendente quanto tempo pode demorar para que os membros de uma equipe de profissionais concordem com um nome de serviço. Discuta-o da forma adequada, mas tente evitar que isso dure mais de uma semana para ser decidido. Utilize a “regra da maioria”.

Descrição do serviço - Tenha cuidado para não escrever um livro que descreva o serviço; evite textos muito técnicos e mantenha um mínimo de siglas. O objetivo é escrever uma descrição clara e concisa para que todos possam compreender, apoiar e recitar.

Responsável pelo serviço - Esse atributo é muitas vezes esquecido, mas sua importância é fundamental. Dê uma cara para o negócio, a fim de garantir que as expectativas do serviço sejam atendidas. Selecione um líder que é respeitado por toda a organização.

Usuários do negócio - Uma vez que o serviço é nomeado e descrito, identifique os usuários do serviço. Recomenda-se a identificação por departamento.

Equipes de suporte – Defina as equipes que serão responsáveis para apoiar a gestão e exploração do serviço. É improvável que apenas uma equipe de suporte trabalhe no serviço. É normal que múltiplas equipes de suporte apoiem um serviço, mas escolher um único responsável é uma boa prática. Serviços normalmente são constituídos de diversos componentes e as responsabilidades de cada membro devem ser listadas, garantindo que a qualidade seja atingida.

Criticidade do Serviço - Definir a criticidade significa definir qual o tom na prioridade, gestão, operação e suporte.

Seguindo estes seis atributos, qualquer organização pode começar a desenvolver um catálogo de serviços. A partir deste ponto, uma lista de prioridades pode ser definida como quais os serviços que terão seus componentes detalhados. O resultado final será um caminho mais sedimentado para a realização da prestação de serviços de qualidade, satisfazendo o cliente e agregando valor comercial.

(*)Como o diretor de gerenciamento das práticas de serviços de TI da Forsythe, Mike Tainter é especialista em ITSM, ITIL, gerenciamento de operações, design de processos, operações de TI, desenvolvimento de sistemas de suporte e necessidades logísticas de TI para uma grande variedade de organizações.

segunda-feira, 26 de julho de 2010

Pequenas mudanças. Grandes impactos

Na economia de hoje, todo mundo está olhando para o aspecto que posicionará sua empresa de forma diferente em relação à concorrência. Fala-se muito sobre corte de custos, outsourcing de TI, discute-se a implementação desse controle qualidade ou daquele método de melhoria de processos. Empresas gastam milhões na implementação de novos softwares que prometem melhoria da produtividade. Eles contratam pessoal especializado ou até consultores, mas muito raramente se concentram em uma coisa que é garantia para atrair novos negócios: o serviço ao cliente. Empresas que sacrificam a fidelidade do cliente em nome da redução ou remoção de serviços, a fim de cortar custos, descobrem brevemente que, no longo prazo, podem ter prejudicado sua imagem e a recuperação pode nem sempre ser uma opção.

Verdadeiramente, ótimo serviço ao cliente não é algo que se melhora com um novo pacote de software ou de processos. Não há nenhuma solução rápida, nenhuma fórmula mágica. Você pode ler todos os livros, assistir a seminários, contratar um consultor...nada disso vai fazer a menor diferença a menos que a cultura e a mentalidade da sua empresa seja mudada. Eles são excelentes ferramentas para as novas ideias, mas as respostas para os desafios na melhoria do seu o serviço não vai vir de outro lugar, que não seja da própria empresa. O que muitas empresas não percebem é que um excelente serviço ao cliente não precisa ter custo nenhum. Há muitas coisas que podem ser feitas para melhorar o serviço utilizando os mesmos profissionais e as ferramentas já existentes, se você apenas seguir algumas técnicas simples.

OUÇA SEUS CLIENTES: Embora seja verdade que alguns clientes pedirão coisas absurdas, a maioria terá sugestões simples fáceis de implementar. O desafio é engajar os clientes. Muitos vão dizer que seus serviços vão "bem", e este é um sinal de advertência. As empresas não podem sobreviver e crescer com um "bem". Você precisa que seus clientes cantem seus louvores. Cuidado com as soluções “cobertor”, que por um lado fazem um cliente feliz mas pode levar um outro para um novo provedor de serviços. O objetivo é encontrar um feliz meio termo. A velha máxima de que você não pode agradar todo mundo é muito verdadeiro neste caso, e te levará a loucura se tentar isso. O que você pode fazer, no entanto, é ouvir um amplo espectro de sugestões, encontrar os temas comuns e alvo dessas áreas. Uma das maneiras mais fáceis de obter essas informações é implementar uma caixa de sugestões, página de pesquisa, ou endereço de e-mail e dar aos clientes a capacidade de fazer sugestões anonimamente. Embora saber quem está pedindo algo seja útil, os clientes podem ser mais propensos a ser sinceros, se eles puderem fazer reivindicações de forma anônima. Se optar por realizar uma pesquisa, mantenha-a curta e objetiva. Dê aos clientes a opção de adicionar texto de forma livre, e acompanhar suas respostas. Saber que alguém lhe está “escutando” vai incentivar os clientes a utilizar a ferramenta, e você começará a obter respostas válidas que podem ser usadas para desenvolver uma estratégia na melhoria dos serviços.

OUÇA SUA EQUIPE: As pessoas que trabalham com os seus clientes estão intimamente familiarizadas com problemas comuns e reclamações, e você ficaria surpreso com a riqueza de ideias que obterá. Assim como acontece com os clientes, surgirão sugestões que não poderão ser atendidas, tais como pedidos de mais profissionais ou novos sistemas. No entanto, a maioria das pessoas vai ter ideias que te permitirão agir imediatamente. Se sua equipe se sentir desconfortável falando abertamente, solicite ideias através do mesmo mecanismo que usou para os clientes: criar uma caixa de sugestão, uma página de pesquisa ou um e-mail. Novamente, certifique-se de responder às sugestões, pois não há nada pior do que fornecer feedbacks que ninguém está escutando. Mesmo que sua resposta seja a razão pela qual a ideia não pode ser utilizada, eles ficarão satisfeitos de terem recebido uma resposta.

Existem várias outras coisas que podem ser feitas imediatamente, para melhorar seu atendimento ao cliente sem gastar muito dinheiro. A chave para o serviço é se colocar no lugar do cliente e se perguntar o que gostaria se fosse eles. Você será agradavelmente surpreendido como que algumas pequenas mudanças de processos podem fazer um mundo de diferença na percepção do seu cliente em relação ao seu serviço.

Em primeiro lugar, trate os clientes como pessoas e não números. Muitos call centers precisam de um número de uma conta ou ID do cliente para registrar chamadas em seus sistemas de monitoramento. Quando o cliente liga para a central de atendimento e o atendente pergunta “Posso ter a sua identificação, por favor?" Você efetivamente reduz aquele cliente a um número e fornece a percepção de não se importar. Faça uma ligeira alteração no seu script de saudação e adicione algo como "Obrigado por ligar para a Central de Suporte, por favor, gostaria de ter o seu nome e número de identificação?" Uma pequena mudança que impactará imediatamente a percepção sobre o serviço. Ao fazer isso, você os agradece pela chamada, e pede o nome antes da identidade ou outras informações necessárias. Dá uma percepção de personalização no atendimento e humaniza o atendimento.

Em seguida, olhe para uma das coisas mais frustrantes que um cliente pode experimentar: a escalação. Ela é inevitável, mas existem maneiras que garantem uma experiência menos dolorosa. Treine seus técnicos para analisar os detalhes do problema com o cliente, pedindo confirmação para tê-los corretamente. Isso adiciona um pouco de tempo para cada chamada, mas tranquiliza os clientes que a) a sua mensagem foi ouvida e, b) que a informação correta está sendo transmitida para a próxima etapa. Uma vez que os detalhes foram revistos, peça aos seus técnicos para perguntar aos clientes se não há qualquer outra coisa que possa ser feita antes de liberar a chamada. Os clientes quase sempre dizem “não”, mas permite que eles saibam que não estão sendo dispensados para que a próxima chamada possa ser atendida.

Outro componente chave para a satisfação do cliente é follow-through. As pessoas quase sempre entendem que possa haver atrasos, mas a frustração decorre de não receber atualizações regulares. Se a escalação é necessária, seus técnicos devem fornecer uma estimativa de prazo para o cliente. Por exemplo, "eu tenho que escalar esta chamada para o Fabio Costa do desenvolvimento e estou vendo na agenda dele, que ele estará em uma reunião nas próximas duas horas.

É aceitável que entremos em contato contigo até o final do dia de hoje. É um prazo aceitável ou necessita de uma resposta mais urgente? "Os clientes entendem que você não fica sentado esperando por coisas para fazer e eles quase sempre respondem afirmativamente quando é fornecido um tempo de resposta esperado. No entanto, é fundamental que o novo contato ocorra conforme o prometido. Se os técnicos não são capazes de resolver o problema conforme o esperado, certifique-se de deixar o cliente ciente disso. Peça-lhes para que entrem em contato por telefone ou e-mail e isso manterá o cliente muito mais compreensivo em relação a novos atrasos.

Um pensamento comum é que quando uma chamada é reencaminhada, o técnico que atendeu não tem mais responsabilidade sobre ela. O que as pessoas não entendem é que para o cliente, a responsabilidade é do técnico com o qual ele falou e ele, ou ela é o representante da sua empresa. Se um problema não pode ser resolvido como prometido, certifique-se que o contato se realizará mesmo se o técnico é quem tem que fazê-lo. Nunca deixe os clientes se perguntando em que pé está a coisa, pois eles nunca deduzem que seu problema está sendo tratado. Envie um e-mail ou ligue informando o que está acontecendo. Faça o seu técnico tomar posse efetiva do chamado até que ele seja solucionado e satisfaça o cliente. A resposta é especialmente crítica quando se trata com clientes insatisfeitos e pode significar a diferença entre restaurar o relacionamento ou perdê-lo para sempre. Uma maneira de solidificar a fé em você é fazer um follow-up final. Isso é fundamental quando se está lidando com questões em que houve atrasos inesperados ou erro humano que pode ter agravado a situação. Quando tudo estiver resolvido, envie um e-mail - ou melhor ainda, uma carta manuscrita - agradecendo-lhes pela sua paciência e peça desculpas de novo pela frustração que sentiram. Deixá-los ciente de que você aprecia muito o contato e pedir-lhes para contatá-lo caso tenham outros problemas ou preocupações, é essencial.

Pequenas coisas podem fazer toda a diferença. A maioria das empresas hoje depende de cartas e/ou e-mail para enviar comunicações ao cliente. Eficiência é fantástica, mas quando se trata de uma situação excepcional, como um cliente insatisfeito, o poder de uma nota manuscrita é inegável. As pessoas apreciam o tempo utilizado para escrevê-los, e você se surpreenderá com quantas pessoas vão ligar ou enviar e-mail para agradecer o “muito obrigado!”. Há muitas coisas que podem ser feitas para deixar seus clientes cientes que você se preocupa com as experiências dele em relação à sua companhia e que trabalha-se sempre para melhorar o serviço fornecido aos clientes.

É importante lembrar que não é necessário sistemas espetaculares de CRM ou consultores caros para melhorar seu serviço ao cliente. Você só precisa ouvir os seus clientes e sua equipe e procurar formas de fazer pequenas mudanças que terão grande impacto sobre os seus clientes, não apenas nas "percepções de si, mas no resultado do negócio também.

Quem deve tomar conta das centrais de suporte a cliente? Negócio ou TI

Por Donna Fluss
A questão de quem detém a “propriedade” sobre a central de contato com cliente volta à tona periodicamente na organizações, muitas vezes quando os Chief Information Officers (CIOs) recebem uma carga a mais de responsabilidade dentro de suas empresas.

Na verdade, a situação é que os CIOs, compreensivelmente, querem controlar o máximo de tecnologia da empresa que puderem. Eles são dedicados à realização de economias de escala a partir de normas comuns e infraestrutura. Eles vêem as centrais de atendimento como um utilitário dirigido pela tecnologia, que podem ser melhoradas sob suas orientações estratégicas e gestão. Do ponto de vista de tecnologia pura, isso faz sentido, pois facilita um ambiente consistente e rentável.

Em contrapartida, os líderes de contact centers são responsáveis pela prestação de um excelente serviço ao cliente, sob um determinado custo/benefício, em um ambiente operacional dinâmico, onde a única constante é a mudança. Essas centrais de atendimento são organizações de pessoas com grande intensidade, onde a tecnologia é um facilitador da missão crítica. A chave para a gestão de um contact center de sucesso é assegurar que os agentes e supervisores tenham as políticas corretas, procedimentos e treinamento, além da melhor tecnologia e aplicativos para fazer seus trabalhos.

A TI olha sempre para padronização e controle de custos (que são objetivos suficientes para os grupos operacionais). No entanto, este pode ser um grande problema para as centrais de atendimento, que raramente permanecem as mesmas e precisam ser flexíveis para que poderem responder rapidamente às novas necessidades do negócio. Assim, os objetivos dessas duas unidades de negócios - TI e contact centers - parecem estar sempre em conflito. Mas há uma solução prática para este inerente conflito permanente, que pode ser dispendioso para as empresas.

A TI precisa ser posicionada para gerenciar todas as tecnologia e plataformas da empresa. Isso inclui os backbones da rede, que suportam todas as atividades de voz e dados, tais como Internet Protocol. No entanto, por outro lado eles também precisam tomar suas decisões de aplicativos em conjunto com seus parceiros de negócios, e devem se esforçar para encontrar um equilíbrio entre a padronização, por um lado, e de contenção de custos e necessidades do negócio do outro.

A gestão dos contact centers precisa ser capaz de fazer mudanças constantemente ao seu ambiente operacional - o que inclui solicitações de manutenção e infraestrutura de telefonia, como encaminhamento, filas e aplicações de self-service. (Muitas das soluções de contact center de hoje são concebidas para serem administradas pelos gestores de negócio, sem habilidades de programação.)

É HORA PARA UM COMPORMISSO
Um compromisso pode ser alcançado quando as regras de engajamento entre a TI e os contact centers são claramente definidas e acordadas pelas duas partes. Apesar de não ser algo simples de se atingir, é uma necessidade, e a maioria das empresas a ignora, a tornando causa fundamental da luta interna referente a custos e os desentendimentos em geral, entre TI e centrais de atendimento.

Há um compromisso ideal que pode e deve ser alcançado através da TI e dos líderes do contact center. Esses devem ser os responsáveis pela operação do dia-a-dia de suas aplicações. Isso inclui, mas não está limitado a, mudanças na estratégia, definições e permissões dos agentes, mensagens, aplicações self-service, etc.

A TI então seria responsável pela definição da estratégia para a infraestrutura e pela garantia que todos os sistemas e aplicativos utilizados em toda a empresa estejam alinhados com essa estratégia. Deve também ser responsável por supervisionar o desempenho do backbones de rede da empresa. Portanto, ela deve ser envolvida em todas as seleções de sistemas do contact center e em grande parte responsável por todas as implementações, upgrades e manutenção.

CONCLUSÃO
As centrais de atendimento a clientes devem ser responsáveis pela a administração do dia-a-dia de suas soluções, enquanto TI deve ser responsável pela fixação de normas corporativas e pela supervisão do desempenho dos backbones da rede da empresa. Comunicações formalizadas apoiada por acordos de nível de serviço podem facilitar o equilíbrio das responsabilidades, minimizando conflitos.

sexta-feira, 23 de julho de 2010

Qual a relação do orçamento do seu service desk e a satisfação do cliente?

Uma pesquisa conduzida em 2006 pela SkillSoft, um provedor de treinamento on-line, concluiu que a tecnologia da informação é a área de maior estresse entre todos os tipos de trabalho. Incontáveis outros estudos chegaram à mesma conclusão. As razões para isso são variadas: usuários mal educados e pouco treinados, alta demanda do negócio com expectativa de resultado rápido ou imediato, falta de controle de mudanças eficaz, falho controle de segurança de TI e ausência de políticas de gestão, incompreensão geral da profissão da tecnologia informação e profissionais sobrecarregados e mal remunerados.

Quando os níveis de estresse dos trabalhadores de TI chegam a níveis elevados, corre-se o risco de eles se tornarem cada vez mais negativos e cínicos, afetando negativamente sua capacidade de se comunicar positivamente com a base de clientes que eles suportam. Reclamações aumentam e a percepção do centro de suporte se torna um pesadelo, criando ainda mais confusão, gerando falta de confiança na equipe de suporte e aumentando ainda mais os níveis de estresse da equipe.

Esse fenômeno resulta em alta rotatividade de funcionários de suporte, agravando o cinismo e problemas morais. Não é surpresa que service desks sejam muitas vezes mal interpretados pelos seus clientes e executivos, sendo essa uma condição que pode torná-lo quase completamente ineficaz.

O service desk torna-se um grupo de suporte, o help desk torna-se um helpless desk e os especialistas se tornam comuns. Funcionários talentosos pedem demissão. Os indicadores da pesquisa de satisfação começam a despencar. Os salários da equipe de suporte ficam cada vez menores, pois os executivos veem a equipe de suporte como um mal necessário, sendo um custo que deve ser reduzido ao máximo sempre que possível.




A maioria dos service desks sofre deste ciclo. Com uma economia que oscila constantemente, as equipes de suporte são um dos primeiros lugares que os executivos procuram reduzir custos, quando o ciclo de negócios tem uma curva descendente. Muitas vezes, eles fazem isso à custa da produtividade e lucratividade da empresa. No entanto, a tendência persiste e tem persistido por mais de três décadas.


Como chegamos a essa situação?
Os service desks começaram com a mais nobre das intenções: ajudar usuários de computadores e softwares a resolver os seus erros, bugs e problemas. No entanto, as intenções nobres, isoladamente, não fornecem ou garantem uma boa experiência do cliente em relação ao service desk.

As origens do conceito de service desk começou com o help desk. Literalmente, era uma mesa única, ocupada por uma única pessoa com um telefone, fazendo o seu melhor em campo para resolver os problemas dos clientes. Ele muitas vezes era também o desenvolvedor de software ou o engenheiro por trás da concepção do sistema de computador em si. Ele nunca realmente focou centralmente no suporte ao usuário. Seus interesses e motivações foram investidos na contínua inovação de softwares. As chamadas eram uma distração, na melhor das hipóteses.




Em um escritório escuro, marcado pelo zumbido dos computadores e pilhas e pilhas de livros sobre a linguagem de programação e esquemas de circuitos, ele deparou-se com usuários que não sabiam absolutamente nada sobre computadores, e ainda menos, sobre as obras de arte que ele havia desenhado ou desenvolvido.

O help desks começaram atitudes pobres, serviços ruins ao cliente e resolução ineficaz de problemas, sendo uma percepção que persiste até hoje. Service desks sofrem um problema de imagem enraizada em suas origens de help desk. Isso é agravado pelo estresse da alta demanda e da má compreensão sobre seu trabalho

Nessa linha, um dia, "o cara de TI" torna-se o gerente de TI e contrata um junior em tecnologia. No dia seguinte, o novo gerente de TI contrata mais alguns técnicos e estabelece um número de telefone para que os usuários liguem. Logo, ele tem uma equipe de técnicos que faz uma mistura da administração de TI, suporte remoto, suporte local e deskside support. Ele faz uma planilha e pede a seus empregados para rastrear suas atividades e tempo, porque os patrões começaram a pedir-lhe a justificação dos custos: aumenta o desempenho, bônus e pedidos de orçamento para treinamento.





Com o aumento da carga de trabalho, usuários começam a perder a paciência e os técnicos juniors começam a ficar para trás na solução. Os técnicos nunca foram treinados em atendimento ao cliente e os usuários nunca foram treinados em tecnologia, e a satisfação do usuário começa a declinar com os técnicos tratando-os com desprezo por sua falta de conhecimento. Quando isso acontece, torna-se mais difícil convencer os líderes da empresa que são necessárias mais verbas para a formação adicional dos empregados ou aumentos salariais.

A qualidade dos serviços de TI diminui e a base de usuários se torna menos produtiva, enquanto o número de problemas relatados explode. A cultura do centro de suporte se torna mais cínica e estressante. O termo help desk "torna-se uma piada:" e o cara de TI "não sabe qual “caminhão o atropelou”. Assim os desafios que um gerente do centro de suporte enfrenta neste cenário amador são praticamente intransponíveis. Sua reputação é abalada e a viabilidade de sua equipe fica em risco quando os executivos começam a refletir sobre a ideia de terceirização.

Este ciclo repete-se constantemente de forma negativa, e é por isso que os service desks continuamente sofrem de um problema de imagem e budget.

Daniel Raeder é um profissional “veterano” do mercado de suporte, ganhou prêmios de service desk em inovação e serviço ao cliente. Tem catorze anos de experiência contribuindo para a concepção, fundamento, suporte e liderança de vários centros de suporte. Possui várias certificações, incluindo ITIL v2 Fundations e HDI Support Center Team Lead, e é um membro do HDI e MSP Alliance.

Padrão internacional de atendimento a cliente - 13 de Agosto

Descontos de até 25% para equipes!

terça-feira, 20 de julho de 2010

Seguradora conquista certificação internacional de service desk



A empresa de seguros Aetna conquistou a certificação internacional Support Center Certification (SCC) do HDI para sua operação de suporte, que conta com 45 agentes atendendo aos 40.000 usuários suportados pela empresa. A conquista de certificação atesta que há um controle da qualidade do nível do serviço do centro de suporte em comparação com as melhores práticas, como também garante a melhoria contínua nos serviços prestados.

O processo de certificação foi encabeçado pelo gerente de service desk Snow Dave, que na empresa desde 1995, subiu de analista técnico de suporte à posição de gerente nos dias de hoje. Quando o gerente começou na empresa, o help desk era principalmente um centro de "dispatch", que recebia um chamado de incidente e convocava alguém capaz de corrigi-lo, acompanhando a execução do serviço. Ao invés de "resolver", serviam como um intermediário entre o usuário e o solucionador.

Conforme o tempo passou, a empresa foi obrigada a mover para uma gestão mais profissional do centro de suporte. Contando com auxílios de especialistas, como do HDI, começou a focar na recolha de dados, análise de desempenho de métricas-chave e desenvolvimento do centro de suporte como uma oportunidade de carreira dentro da TI da empresa. Com essa reviravolta, veio a transição de “despachante” para um corpo solucionador de problemas e a satisfação dos agentes e dos clientes cresceram. Hoje o objetivo de Resolução no Primeira Contato (FCR) é de 83%.


A ideia de buscar a certificação Support Center Certification veio quando Jim Cavallo, responsável pelo suporte da distribuída rede da empresa, participou de uma reunião com membros do HDI, que lhe descreveram o processo de certificação. Jim imediatamente reconheceu o benefício não só em termos de centro de suporte em si, mas na forma como Aetna poderia comercializar a sua capacidade de suportar potenciais clientes. Em seguida Dave começou seis meses de intenso aprendizado e crescimento em sua experiência na área.

A Aetna iniciou o processo com uma auto-avaliação e com base em seus sistemas e práticas existentes, sentiram que teriam uma chance muito boa de conquistar a certificação. Posteriormente ocorreu a pré-avaliação feita pelo HDI, onde se formou uma ideia clara do nível de sua operação e as medidas que teriam que ser tomadas para obter a certificação. Segundo Dave, a Aetna já possuía muitos dos processos básicos e já possuía uma gestão das métricas-chave de desempenho, mas o processo de certificação os ajudou a trabalhar esses dois fatores de forma integrada.

Bastante rigoroso, Dave diz que o processo "mostrou os defeitos e também os ajudou a colocar as ações corretivas no lugar." Por exemplo, ele observa que antes da certificação os novos pedidos eram levados à linha, mas não tinham metas de desempenho. Agora eles não só têm objetivos definidos, mas também os planos de como atingi-los.

A Aetna constatou que a certificação promoveu benefícios que vão além de um centro de suporte mais bem gerido. Em concorrências no mercado, a Aetna consegue demonstrar como possui as melhores práticas em toda a sua operação de TI, apresentando resultados reais de desempenho global de suporte, segurança, disaster recovery e no nível de maturidade CMMI (Capability Maturity Model Integration). A certificação Support Center Certification do HDI agora faz parte da apresentação, mostrando o compromisso com um alto nível de suporte de TI.


Com a certificação de centro de suporte do HDI sendo válida por dois anos, Dave e seu grupo estão trabalhando para conquistar a renovação da certificação obtida em 2007. No entanto, obter a certificação pela primeira vez facilita muito o trabalho. "Na primeira vez subestimamos a quantidade de tempo a ser comprometida e não pedimos orientação profissional suficiente. Tendo já reorientado os seus processos de gestão, com base na certificação obtida, Dave se tranqüiliza com o resultado da renovação.

O processo de certificação
Alcançar a certificação exige que a organização receba um rating mínimo de pontuação. A auditoria de certificação é realizada por um auditor certificado pelo HDI, que visita o centro de suporte e entrevista pessoas-chave, revisa a documentação, observa as atividades e o ambiente do centro de suporte. O auditor, em seguida, atribui uma classificação objetiva de maturidade para cada atividade definida no Padrão para Centro de Suporte do HDI. Um sistema de pontuação ponderada determina o nível de maturidade global. Se as pontuações mínimas são alcançadas e a avaliação é confirmada pelo HDI, a certificação é concedida e válida por um período de dois anos.

A certificação Support Center Certification é a mais representativa confirmação de excelência da indústria de suporte. Para empresas provedoras de serviços de service desk e field support, é um diferencial competitivo, enquanto para as organizações in-house é um testemunho da excelência que é fundamental para uma viagem "rumo ao aperfeiçoamento contínuo."

O Padrão de Centro de Suporte do HDI
Reconhecendo que existem diferenças entre as organizações, as normas do Padrão para Centro de Suporte do HDI não especifica sistemas específicos, mas exige níveis de qualidade de processos e procedimentos que são documentados e controlados, produzindo os resultados esperados. Diferenças na adoção do Padrão para Centros de Suporte do HDI são aceitáveis, desde que as atividades necessárias sejam abordadas.

O Padrão para Centro de Suporte do HDI é organizado em oito elementos. Cinco destes Capacitadores da qualidade, ou itens de recurso e três que representam os resultados, ou o real desempenho em relação aos objetivos definidos. Em cada uma das duas áreas principais, a maturidade de um centro de suporte é medido, utilizando uma escala de quatro níveis de maturidade.

quarta-feira, 14 de julho de 2010

Cabeças de TI

(*)Ricardo Mansur

Início agradecendo o apoio, participação e colaboração dos amigos na extraordinária repercussão da minha palestra sobre retorno de investimento no congresso internacional HDI de 2010. Foi buscado um novo formato e alcançado raro sucesso junto aos que nomeio de cabeças de TI (Tecnologia de Informações).
O primeiro semestre foi muito ambicioso e energético em função do projeto copa do mundo. O tempo restrito permitiu aceitarmos apenas três dos diversos convites recebidos para participarmos de eventos. Foi possível a nossa participação no encontro dos principais executivos do setor financeiro discutindo o desafio de bancarização. Mais detalhes do artigo estão no portal BANCO HOJE. www.bancohoje.com.br – paginas 24 até 29 da edição de Abril de 2010 Também conseguimos abrir espaço na agenda para a segunda edição do seminário PMONE onde falamos de retorno de investimento no escritório de projetos e projetos. Mais recentemente estivemos presentes no espetacular congresso HDI 2010 falando de retorno de investimento na central de serviços e projetos para os cabeças de TI.

Apesar dos três eventos terem a participação de segmentos da sociedade totalmente diferentes em termos de renda, idade, geografia, comportamento e etc., todos eles foram claramente pautados por uma atitude e agenda comum. A agenda foi totalmente dominada pela questão do retorno de investimento e capital intelectual e a questão do CABEÇA DE TI como perfil de atitude profissional virou uma obrigação. Felizmente os jurássicos cabeças de TD (Tecnologia de Dados) estão sendo dizimados também do mercado nacional e em pouco tempo estarão em nível de extinção.

A questão do retorno de investimento é sem sombra de dúvida a arma de matança em massa dos cabeças de TD, pois não existe retorno de investimento em tecnologia de dados. Temos apenas custo. Praticamente inexiste capital intelectual em TD.

O encontro do PMONE foi bastante proveitoso neste aspecto, pois o primeiro comentário da platéia foi na linha que existiam excelentes gerentes de projetos no Brasil, em função da grande quantidade de profissionais certificados pelo PMI. Quando mostrei que PMP significa “Project Management Professional”, e é uma certificação inicial para gerenciamento de projetos, muitos entenderam porque tantos projetos fracassaram. O PhD Paul D. Giammalvo, publicou o trabalho “Project Management Credentials Compared - A Preliminary Analysis” na respeitável e excelente revista PM World Today – February 2010 (Vol XII, Issue II) confirmando as restrições de capital intelectual de algumas medalhas. Para os que buscam retorno de investimento o consagrado material foi disponibilizado em http://www.pmforum.org/library/papers/2010/PDFs/feb/FP-Giammalvo-PMCertsCompared.pdf

O tema cabeças de TI ganhou muito espaço junto aos lideres com que trabalhamos em função dos nossos resultados alcançados no ano da grande crise. Lamentavelmente fomos obrigados a buscar capital intelectual no exterior. Espero que para a próxima copa e olimpíada a presença dos profissionais de talento no mercado nacional seja em quantidade adequada e possamos contar com a excelente mão de obra brasileira na central de serviços e projetos.

Felizmente a questão do capital intelectual e cabeças de TI deixou de ser um assunto restrito e vêm ganhando cada vez mais espaço na pauta na imprensa escrita. A repercussão entre as lideranças nacionais também vem sendo bastante positiva.

As matérias da revista Época e Folha de São Paulo mostram que a conta da falta de retorno de investimento e capital intelectual esta sendo socializada e paga por todos nós de forma invisível e desconhecida. No caso Danone publicado na revista Época 627, a conta da economia de curto prazo da escolha do fornecedor resultou em atraso na entrega da reforma da fábrica (quem acha que a conta foi apenas da multinacional, lembro que os empregos gerados foram atrasados impactando tanto a economia local como nacional), em pagamento de valores trabalhistas fora do planejado e em fracasso no retorno de investimento do projeto. Varias CABEÇAS DE TD rolaram pelo resultado pobre alcançado e pela inexistência das economias prometidas.




A Danone livrou-se de desastre http://revistaepoca.globo.com/Revista/Epoca/0,,EMI142205-15215,00-VAMOS+COMBINAR.html Vamos Combinar
Notícias sobre Política, Economia, Negócios e Cultura



Depois de investir R$ 60 milhões na reforma de uma fábrica de iogurte em Maracanaú, no Ceará, a multinacional Danone, uma das maiores do mundo na produção de derivados de leite, acaba de se recuperar num negócio que ameaçava transformar-se em desastre.
A mesma revista mostra na matéria de capa o peso dos impostos na formação dos preços dos produtos e serviços no Brasil. Basicamente tudo é mais caro por aqui em relação ao resto do mundo. Nem mesmo a lenda do famigerado elevado custo da mão de obra brasileira consegue sobreviver na comparação. O custo sem impostos no Brasil consegue ser para muitos dos produtos avaliados maior que o custo com todos os impostos em países de salário muito maior que a nosso. A questão aqui é a tradicional produtividade. A conta da produtividade fica evidente no artigo recente da Folha de São Paulo de 04 de Julho de 2010, onde os números consolidados são apresentados. A atual renda per capta é menor que a do ano de 1980 em função da menor produtividade provocada pelas restrições dos CABEÇAS DE TD. Comparado a EUA, poder de compra retrocede no Brasil http://www1.folha.uol.com.br/mercado/761622-comparado-a-eua-poder-de-compra-retrocede-no-brasil.shtml Jornal Folha de São Paulo, Domingo 04/07/2010 Caderno Mercado B1 e B3 Érica Fraga de São Paulo O Brasil teve crescimento econômico maior que o dos Estados Unidos nos últimos seis anos. Cerca de 19 milhões de pessoas deixaram de viver na pobreza entre 2003 e 2008. Ainda assim, a enorme diferença de nível de renda que separa brasileiros e norte-americanos é maior agora do que em 1980. O PIB (Produto Interno Bruto) per capita do Brasil medido em PPC (paridade do poder de compra) era de US$ 10.514 em 2009, equivalente a 22,7% do mesmo indicador para os Estados Unidos. O percentual módico aumentou em anos recentes, mas segue menor que os 30,5% registrados em 1980, segundo dados do FMI (Fundo Monetário Internacional). Ou seja, em termos relativos, os brasileiros são mais pobres que os norte-americanos hoje do que há 30 anos. PRODUTIVIDADE Segundo José Márcio Camargo, economista da Opus Gestão de Recursos e professor da PUC-RJ, a convergência econômica ocorre normalmente depois de um período de forte crescimento de produtividade (medida importante de eficiência de uma economia). A recente matéria da Agencia O Globo/Henrique Gomes Batista de 28/05/2010 “BID: queda de produtividade nos últimos 50 anos reduz renda no Brasil” mostra melhor como regredimos em termos de produtividade. Os artigos da Folha de São Paulo ilustram com muita clareza como foi possível trabalhar muito mais e simplesmente andar para trás via danos do invólucro limitado do capital intelectual dos cabeças de TD. O crescimento do PIB não resultou em progresso, e estamos lutando para retornar ao cenário brasileiro de 30 anos atrás.

Em geral os cabeças de TD justificam a perda da renda afirmando que ela é consequência do mercado. Quando são apresentados os números da China, Índia, Correia e Chile a explicação deles avança na extravagancia, pois como se fosse um coro único, eles afirmam que o crescimento destes países vem de trabalho escravo ou péssimas condições.

Quando finalmente chegam os números da renda per capta destas economias, eles dão mais um passo na direção da insanidade, pois respondem em coro uníssono que não acreditam nos números. Nem mesmo quando é comentado que o BRICs esta próximo de perder o B os cabeças de TD se tocam. Como eles sempre socializam as perdas dividindo os prejuízos com todos nós é evidente porque existe este discurso sem pé nem cabeça. Eles não precisam pensar, ficam com a renda gerada e dividem as perdas. País perde US$ 15 bi com má formação de engenheiro http://www1.folha.uol.com.br/mercado/754351-pais-perde-us-15-bi-com-ma-formacao-de-engenheiro.shtml Jornal Folha de São Paulo, Segunda Feira 21/06/2010 Caderno Mercado B1 Agnaldo Brito de São Paulo Cálculos de entidades de engenharia mostram que o país perde US$ 15 bilhões (R$ 26,5 bilhões) por ano com falhas nos projetos das obras públicas. A cifra, equivalente a 1% do PIB, foi apresentada em encontro nacional de engenheiros, em Curitiba, na semana passada. Guerra Em 2003, a formação de um engenheiro custava US$ 25 mil. Hoje, US$ 40 mil, diz a IBM, uma das empresas que mais contrataram engenheiros e técnicos de computação desde quando o Brasil tornou-se base mundial para oferta de serviços. Essa escassez já atinge a competitividade brasileira. "Em 2009, exportamos US$ 1,5 bilhão em serviços. Só a IBM respondeu por US$ 500 milhões. A Índia exportou US$ 25 bilhões", disse Paulo Portela, vice-presidente de Serviços da IBM, em seminário promovido pela Amcham, em São Paulo. Evasão O diagnóstico da realidade nos 1.374 cursos no país mostra que a evasão nos cursos de engenharia é de 80%; dos 150 mil que ingressam no primeiro ano, 30 mil se formam. Sem oferta, indústria "caça" engenheiro http://www1.folha.uol.com.br/fsp/mercado/me2106201002.htm Jornal Folha de São Paulo, Segunda Feira 21/06/2010 Caderno Mercado B4 De São Paulo "Só um 1 em cada 4 possui formação adequada. O Brasil forma menos de 10 mil engenheiros com competência e esses são disputados pelas empresas", diz José Roberto Cardoso, diretor da Escola Politécnica da USP, uma das mais importantes faculdades de engenharia do país. Acordo Com planos para criar centros de pesquisa no Brasil, General Electric e IBM correm para atrair profissionais. A IBM vai repatriar 50 cientistas brasileiros. Iniciativas Jacques Marcovitch, professor da USP, listou iniciativas com o objetivo de modernizar a engenharia nacional em documento a ser entregue pela Amcham (Câmara Americana de Comércio) aos presidenciáveis. O desafio de todas é inverter a avaliação atual do diretor da Poli, José Roberto Cardoso: "Engenheiros de menos. Escolas de mais". A destruição da engenharia nacional iniciada nos anos 1980 e as perdas provocadas pela engenharia nas contas públicas representam o clássico caso de cabeça de TD. Este ano, as perdas representam o extravagante valor de 1% do PIB. Como a capacidade de investimento do governo federal em um bom ano eleitoral é de 1,25% do PIB fica claro porque precisamos ter super impostos para fechar as contas.

Em 1989 os impostos correspondiam 22,16% do PIB e os investimentos do governo federal eram de 0,68% do PIB e em 2009 os impostos foram de 35% do PIB e os investimentos do governo federal de 0,74% do PIB. Os números são frios e mostram porque o Brasil é o único pais no mundo posicionado no quadrante baixa renda per capita e elevado nível de impostos da revista Época 627.

O grande problema das perdas e desperdícios geradas pelos cabeças de TD é que elas são devidamente socializadas e pagas por todos. Este é o motivo porque pagamos mais caro por produtos e serviços de qualidade inferior. Basta ver que a tarifa média de um pacote de celular sem impostos paga por nós é de R$ 32,30 enquanto a tarifa dos Estados Unidos com todos os impostos e e pagando salários muito maiores é ligeiramente acima de R$ 20,00 e a média dos países comparados é de R$ 29,00. O relatório SOFTWARE E SERVIÇOS DE TI: A INDÚSTRIA BRASILEIRA EM PERSPECTIVA publicado no endereço http://publicacao.observatorio.softex.br/_publicacoes/ mostra em detalhes a perda de produtividade da industria nacional de TI.

Os que pensam que a atitude cabeça de TI é privilegio exclusivo dos profissionais de tecnologia estão assistindo de camarote a tolice da afirmação. O artigo da Folha de São Paulo “Empresa paga médico top ‘por fora’ a empregado”, mostra os cabeças de TI agindo em outros setores. Empresas pagam médico top "por fora" para funcionários Link: http://www1.folha.uol.com.br/fsp/cotidian/ff2806201013.htm Jornal Folha de São Paulo, Segunda Feira 28/06/2010 Caderno Cotidiano C4 Ricardo Westin de São Paulo Prática evita que empregados percam tempo com médicos ineficazes oferecidos pelos planos de saúde Algumas grandes empresas já não oferecem a seus funcionários só o plano de saúde tradicional. Decidiram pôr à disposição médicos e hospitais extras, muitos de altíssimo nível. "Você vai ao médico do convênio, e ele pede dez exames, sem objetivos definidos. Aí você não gosta, vai a outro, que pede mais 20 exames. Enquanto isso, o tempo passa, dinheiro é desperdiçado e seu problema não é resolvido", diz o diretor de saúde da Vivo, Michel Daud. GASTOS O investimento em médicos e hospitais qualificados vai na contramão das políticas de redução de custos das operadoras de plano de saúde, como negar exames e cirurgias, enxugar a rede credenciada e oferecer honorários médicos defasados. "Esse tipo de corte resolve apenas no curto prazo. Mas, no médio e no longo prazo, a situação piora", diz Vera Saicali, diretora de recursos humano do HSBC. No passado recente muitos gestores de RH trocaram equivocadamente a mais valia de longo prazo pela menos valia de curto prazo e menor custo aparente. Foram precisos muitas demissões e contratação de novos gestores para que fosse percebido algo bem simples. O menor custo de curtíssimo prazo na política de saúde dos funcionários gerou em pouco tempo um violento aumento de custo pela necessidade de diversos exames desnecessários e retrabalhos de consultas médicas. O tempo desperdiçado na cura de coisas simples vem custando fortunas em termos de produtividade corporativa.

Os novos gestores com foco em informações perceberam isto e acertaram os custos de curtíssimo prazo e colheram resultados extraordinários no curto e médio prazo. É óbvio que o sucesso e lucro veio apenas quando os cabeças de TD foram devidamente decapitados e foi entendido que comprar um elefante por um real não significava uma boa gestão. Comprar no mundo corporativo algo desnecessário ou que não funciona é o mesmo que adquirir um elefante por um real. Apenas os jurássicos cabeças de TD pensam que este tipo de altitude gera lucro. Lamentavelmente para eles, os fatos destroem completamente este tipo de visão.

Na área de tecnologia e central de atendimento os cabeças de TD, também estão com os dias contados. O relatório “The Digital Universe Decade” da EMC e IDC mostra que estamos em um ciclo de redução da quantidade de mão de obra de TI e maior necessidade de capital intelectual individual e coletivo. Os caçadores de retorno de investimento em TI podem encontrar o relatório em http://www.emc.com/collateral/demos/microsites/idc-digital-universe/iview.htm. O crescente aumento do volume das informações é o fator alavancador da maior necessidade de inteligência em TI.

Recentemente participei de um processo, onde um gestor de central de atendimento apresentou um resultado de enorme crescimento do indicador resolução no primeiro atendimento e retorno de investimento. O cabeça de TD que esperava promoção pelo “brilhante” trabalho, acabou recebendo um bilhete de demissão. A solução adotada de desligar e ligar o equipamento ou serviço com falha realmente resolveu a questão da resolução no primeiro contato, mas ela gerou um enorme aumento no custo de operação da empresa.

Muitos não entendem que nós os investidores não queremos ter nas empresas investidas profissionais ou pseudo empresas jurídicas que são apenas burladores das leis trabalhistas ou gente que pensa apenas em dados. Nós buscamos as empresas que contratam os 25% dos reais engenheiros. As empresas que contratam os outros 75% que apenas tem um papel dizendo que são engenheiros e por isto aceitam baixos salários simplesmente não nos interessam. CONCLUSÃO O quebra cabeça do cabeça de TI pode ser resumido na sua plenitude no artigo “Computador novo fica encostado em DP”, publicado no jornal Folha de São Paulo da segunda feira dia 05 de Julho de 2010. Computador novo fica “encostado” em DP Link: http://www1.folha.uol.com.br/fsp/cotidian/ff0507201011.htm Jornal Folha de São Paulo, Segunda Feira 05/07/2010 Caderno Cotidiano C5 Afonso Benites de São Paulo Das 15 mil máquinas compradas e instaladas desde dezembro, 10 mil têm sistema operacional Linux. O problema é que softwares para fazer interceptações telefônicas e reconhecimento de suspeitos, entre outros, só são compatíveis com a plataforma Windows, da Microsoft. A Associação dos Delegados de SP elogia o uso de softwares gratuitos, mas diz que, antes, é preciso adaptar o sistema de investigação e dar treinamento aos policiais. “Quando não temos um usuário habilitado, perdemos muito tempo explicando o funcionamento do sistema. Esse tempo poderia ser gasto com a investigação”, disse o secretário-geral da associação, Alan Bazalha Lopes. PROGRAMAS Dos seis principais programas da polícia, três não são compatíveis com Linux. O Guardião (de interceptação telefônica) e o Ômega (pesquisa no banco de dados da polícia) exigem Windows. OUTRO LADO Quem diz que há computadores encostados em delegacias age de má-fé, diz o diretor de tecnologia da informação do Dipol, André Dahmer. De acordo com o delegado, há uma rejeição por parte dos policiais que ainda não entendem o sistema Linux. Diante das mudanças, diz Dahmer, o Dipol passou a treinar os policiais.


Existe algum sentido um policial entender Linux? Tem sentido re-treinar policiais porque no imaginário de alguns será economizado dinheiro? Qual o custo real e total do treinamento em termos de repressão ao crime? O secretário-geral da Associação dos Delegados de SP afirma na matéria “perdemos muito tempo explicando o funcionamento do sistema”.

É mais um caso onde um cabeça de TD gerou enorme perda que será paga por todos nos e fica com a renda. A extinção dos dinossauros foi mais fácil do que vem sendo a decapitação dos jurássicos cabeças de TD. Quanto maior a sobrevida destes dinossauros brasileiros maior será a conta.

Faça você também parte da CPTMANIA http://itgovrm.blogspot.com http://twitter.com/itgovrm (*)Ricardo Mansur Diretor do grupo de usuários de ITIL da SUCESU-SP. Atua profissionalmente como consultor especialista de fusões e aquisições. Foi um dos primeiros engenheiros atuante em tecnologia no Brasil a defender a importância e mostrar na prática o retorno de investimento em Tecnologia da Informação e Comunicações. Autor de diversas obras listadas entre as mais vendidas: “Planos de Negócios na Prática”, “Governança Avançada de TI na Prática”, “Escritório Avançado de Projetos na Prática”, “Balance Scorecard Revelando o SEPV”, “Implementando um Escritório de Projetos” e “Governança de TI: Metodologias, Frameworks e Melhores Práticas”. Sobre a SUCESU-SP – Sociedade dos Usuários de Informática e Telecomunicações fundada em 1967. Entidade pioneira na discussão do uso e aplicações da Tecnologia da Informação e Comunicações e na integração com a sociedade.


terça-feira, 13 de julho de 2010

Como diminuir o tempo de resposta a incidentes

Incidentes são inevitáveis e cada organização é diferente em termos de riscos associados com os vários tipos de incidentes. Gerenciando os riscos de uma maneira aceitável ,exige um equilíbrio entre atividades preventivas para minimizar os incidentes, o gerenciamento de mudanças e problemas e a capacidade para responder e resolver incidentes de forma eficaz e eficiente.

No ITIL v3, existem dois conceitos que os grupos que buscam melhorar seus processos devem estar familiarizados: o Ciclo de Vida Expandido do Incidente e o processo de Gerenciamento de Eventos.


CICLO DE VIDA EXPANDIDO DO INCIDENTE
Na seção Service Design do livro do ITIL, na abordagem de Gerenciamento de Disponibilidade há uma grande discussão sobre o Ciclo de Vida Expandido do Incidente (EIL) e a necessidade de compreendê-lo, a fim de melhorar a disponibilidade. Em essência, o EIL pega um incidente e divide-o em fases que podem ser formalmente previstas como parte do design de serviços e melhoradas ao longo do tempo:

Ocorrência - Embora não seja exatamente uma fase, vale a pena reconhecer que os incidentes acontecem e que devem ser tomadas medidas para reduzir de forma pragmática a sua ocorrência.

Detecção - Após iniciado um incidente, o próximo passo é detectar o evento. Preferencialmente deve ser através de um esquema de monitoramento ou, pelo menos que a detecção seja feita pela TI, mas sem descartar a hipótese de ser detectado por clientes e usuários o que está longe do ideal. Muitas vezes, a diferença entre a ocorrência e detecção é uma das maiores durações e ofereça oportunidades de melhoria.

Diagnóstico - A próxima etapa é determinar o que está errado. A primeira pergunta deve ser sempre "O que mudou?", pois sabemos que 80% dos incidentes de disponibilidade são resultado de uma mudança no ambiente. Qualquer tipo de mudança em um dado item de configuração relacionado ao serviço, deve ser incluída ou excluída o mais rápido possível para agilizar o diagnóstico.

Reparação - Após o diagnóstico vêm as atividades associadas com a reparação do item de configuração (IC) que falhou. Um novo hardware pode ser solicitado, fornecedores contatados, consultores trazidos e assim por diante. A maior diferença aqui é compreender como um dado IC foi configurado. Empresas com sistemas eficientes de gestão configuração (CMS), saberão de imediato, enquanto outros terão de realizar uma verdadeira arqueologia forense para tentar identificar isso (perderão um tempo precioso no processo).




Restabelecimento - Quando o IC for reparado, ele deve ser trazido de volta on-line, incluindo recarga de todas as imagens necessárias, aplicações e/ou dados. Novamente, o conhecimento exato e rápido sobre os ICs acelerarão esse processo, com imagens padrões a serem restauradas ao invés da construção de um sistema único a partir do zero.

Restauração - A última etapa é a restauração do serviço. Pode ser que os ICs conectados devam ser reiniciados em uma determinada ordem para restabelecer a conectividade, e assim por diante. Se a documentação do design de serviços, do projeto e/ou procedimentos operacionais padrão estiverem facilmente acessíveis e precisos, ajudarão a restaurar os grupos de serviços.

O processo de gestão de incidentes deve ser aplicado corretamente como um pré-requisito e, em seguida, o EIL é uma ferramenta poderosa, como plano de prevenção a incidentes futuros, bem como para analisar os incidentes ao procurar oportunidades de melhoria de processos.



GERENCIAMENTO DE EVENTOS

Este processo é identificado no livro ITIL Service Operation e, quando conjugado com o EIL, pode ajudar a reduzir o tempo de resposta a incidentes e melhorar o tempo médio de reposição do serviço (MTR). Mesmo que seja no livro Service Operation, a programação de eventos começa no Service Design e é um processo formal.

De uma perspectiva básica, um evento é uma mudança de estado. O processo de Gerenciamento de Evento olha as partes afetadas por um serviço e pergunta: "O que precisamos acompanhar para administrar este serviço?" Os resultados são, então, incluídos no design do serviço, incluindo a documentação. Esta é uma melhoria dramática sobre a abordagem muito comum de descobrir o que procurar, como monitorar e em seguida como responder de forma pontual, muitas vezes pós-incidente.

Melhore o desempenho do seu service desk com a positividade

(*)John R. Ryan
Os funcionários gerenciados por você não podem vencer se eles já se sentem derrotados. Veja como levantar o moral e a produtividade

Eu tive o privilégio de trabalhar em muitas organizações ao longo dos anos, e foi sempre um prazer chegar cedo no escritório e trabalhar até tarde. "Obrigado Deus é sexta-feira" é uma frase que eu nunca realmente utilizei. Na verdade, sexta-feira sempre parecia chegar muito rapidamente para mim.

"É fácil para você dizer isso" me disse meu pai uma vez. "Você passou boa parte da sua carreira em posições sênior de liderança. Já para mim não foi tão fácil ser positivo quando eu era um jovem e humilde sargento no Exército." Apesar dessa fala, meu pai conseguiu manter uma atitude positiva, mesmo sofrendo uma grave lesão na perna durante a Segunda Guerra Mundial, que nunca foi totalmente curada. Ele criou cinco filhos com minha mãe e teve uma carreira muito bem sucedida no serviço civil. Sua atitude positiva ajudou a superar alguns desafios importantes, como indica pesquisas intrigantes feitas pela Dra. Barbara Fredrickson.



Barbara, uma professora da University of North Carolina em Chapel Hill, é autora de Positivity: Groundbreaking Research Reveals How to Embrace the Hidden Strength of Positive Emotions, Overcome Negativity, and Thrive - Crown, 2009 (Positividade: Pesquisa Inovadora Revela Como Abraçar as Forças Ocultas das Emoções Positivas, Superar a Negatividade e Crescer, em tradução livre). O livro expõe os destaques de seus 20 anos de pesquisas pioneiras em emoções positivas. Como resultado final, segundo Fredrickson: Pessoas que pensam positivo são mais autoconscientes, inovadoras e estratégicas. Eles podem ter uma visão mais ampla sobre a situação do que outros.

Estes são precisamente os tipos de líderes que precisamos em nossas organizações, especialmente nos tempos de hoje, com as turbulências da economia. Em minha própria experiência, eu encontrei algumas pessoas naturalmente positivas. Outros que permaneciam tão insistentemente negativas que não fazia sentido tentar convencê-las do contrário. A maioria de nós está no meio desses extremos e poderíamos nos beneficiar imensamente se cultivássemos a positividade em nós mesmos e aos outros.

MUDANÇAS DE ATITUDE
Para aqueles que acreditam que estamos muitos presos para promovermos mudanças, há algumas boas notícias. Como o consultor David Rock escreveu na revista Strategy + Business, uma pesquisa neurocientífica recente concluiu que "o cérebro humano é altamente plástico. “Conexões neurais podem ser reformadas, novos comportamentos podem ser aprendidos e mesmo os comportamentos mais arraigados podem ser modificados em qualquer idade." Isto converge com pesquisas e experiências obtidas no Center for Creative Leadership, onde descobrimos que os líderes são, de fato, feitos, ao invés de nascerem, e que podem continuar a melhorar ao longo das suas carreiras, desde que estejam dispostos a fazer o esforço.




Portanto, é muito possível que as pessoas mudem e se tornem profissionais mais eficazes ao longo da carreira. Mas, como líderes, como é que vamos incentivá-los a fazê-lo? Devemos, é claro, começar com nós mesmos. Com base em sua pesquisa, Fredrickson recomenda que tentemos vivenciar as emoções positivas em uma proporção de 3 para 1, em relação às negativas. Esse é o ponto de inflexão, diz ela, em que a nossa capacidade global de ver novas possibilidades e superar os desafios começa a crescer exponencialmente. Sua pesquisa mostra que apenas 20% dos norte-americanos realmente conseguem essa relação de forma regular.

Como alguém que teve a sorte de comandar várias organizações de grande porte, fiquei particularmente interessado em saber como cultivar toda força da positividade em relação à minha equipe. Destaco abaixo algumas ações, baseadas em pareceres de especialistas e em lições da minha própria carreira:




1) Apreciação expressa: Muitos anos atrás, eu era um piloto junior da Marinha dos Estados Unidos no Mediterrâneo, pilotando a mais nova aeronave transportadora de materiais nucleares da Marinha norte-americana. Os aviões de um outro grupo de pilotos da mesma operação eram os antigos transportadores convencionais. Mas ele superavam a nossa performance em quase todos os sentidos. Nós tínhamos um capitão tecnicamente competente, que não era um bom comunicador e raramente fazia um elogio. Quando visitei a antiga operadora por alguns dias, foi imediatamente óbvio que o capitão lá era um grande comunicador.

Várias vezes ao dia ele usava o sistema de alto-falante para exaltar toda a tripulação de 5.000 membros, pelo bom trabalho que estavam executando, muitas vezes, reconhecendo equipes e indivíduos. O navio inteiro respondia com energia e alto desempenho. Quais os tipos de chefes somos em nossa própria organização?

2) Estimule o exercício físico: É difícil ter opiniões positivas quando você não se sente bem e está perto da exaustão da dedicação ao trabalho. Comer bem e exercitar-se regularmente podem fazer uma diferença enorme no nosso humor e nível de energia. De fato, é difícil ter sucesso a longo prazo como um líder, se desconsiderarmos o exercício físico. Além de nos fazer sentir melhor sobre nós mesmos, ficar em forma fará com que outras pessoas nos veeja positivamente também. Ao trabalhar com executivos de todo o mundo na CCL, descobrimos que os líderes que se exercitam regularmente se tornam mais eficientes como líderes aos olhares de seus chefes, pares e subordinados diretos, do que os homens e mulheres que se exercitam apenas esporadicamente ou não o façam. Em outras palavras, líderes “atletas” passam mais vibrações aos companheiros de trabalho e fazem suas tarefas com melhor qualidade. Nós podemos prestar um serviço aos nossos colegas, criando movimentos voluntários de perda de peso, exercícios, nutrição e bem-estar.

3) Concentre-se em equipes: Há uma tendência em muitas organizações de premiar o desempenho individual. Certamente, pessoas de alto desempenho merecem reconhecimento. Mas de acordo com o resultado do estudo de liderança de meu colega da CCL, Chris Ernst, muitos dos maiores desafios que as empresas enfrentam hoje, desde a concorrência global até desastres naturais, só podem ser resolvidos por grupos de trabalho cooperativos. Tendo passado grande parte da minha vida em ambientes que dependem do trabalho em equipe, eu aprendi que o sucesso da mesma, pode gerar uma positividade tremenda. O nível de boa vontade que vem de uma conquista do grupo é muitas vezes maior e mais significativo do que realizações pessoais, em virtude dos relacionamentos que construímos e do maior alcance dos resultados. A Cisco Systems, sob a liderança do CEO John Chambers, salvou-se de uma eventual ruína há uma década, com a construção de uma cultura de colaboração em que os grupos, ao invés de estrelas individuais, direcionavam decisões-chave e produtos. As pessoas se sentiam capacitadas, e mais ideias inovadoras vinham à tona. Qual a melhor maneira de construir a positividade no trabalho?




4) Seja cético da forma devida: É difícil dimensionar a importância da positividade para o sucesso pessoal e organizacional. Ainda assim, todos nós temos colegas que nos dizem "Tudo está ótimo!" mesmo quando não está. Isso não nos serve também. Alguns anos atrás, muitos especialistas falavam do maravilhoso estado da economia dos EUA, quando o índice Dow Jones cruzou os 14.000 pontos. O economista da Nova York University, Nouriel Roubini, por outro lado, se recusou a juntar-se à multidão. Ele falou ameaçadoramente de inadimplência das hipotecas, as bolhas da habitação e de uma crise financeira de proporções globais. O "Dr. Doom" previu com precisão o período de grave recessão no qual estamos só agora começando a nos recuperar. Lembremos a lição: Ceticismo é um contraponto essencial para a positividade, e não é a mesma coisa que a negatividade, o que destrói ao invés de alimentar. Nós todos precisamos de Roubinis em nossas organizações, que nos desafiem a rever nossas suposições.

Como líderes, nós gastamos muito tempo contratando e retendo talentos, revisando métricas, analisando concorrentes, definindo a estratégia e garantindo a execução. Estas tarefas são essenciais para o sucesso. Mas o que é ainda mais crucial é a atitude que levamos à equipe. Espírito negativo limita as possibilidades de sucesso desde o início. Positividade abre um mundo de opções e oportunidades.

(*)John R. Ryan é presidente do Center for Creative Leadership, uma das principais fornecedoras globais de educação executiva. Ele atuou anteriormente como chanceler da Estate University of New York e superintendente da Naval Academy dos Estados Unidos em Anápolis, Maryland. Ele foi piloto durante 35 anos na Marinha, aposentando-se como vice-almirante.





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quarta-feira, 7 de julho de 2010

Soft Skills para o sucesso do profissional de suporte técnico




Por Brian Summerfield
Soft Skills tornou-se uma expressão muito usada no mundo dos profissionais de tecnologia da informação. O que exatamente são soft skills? É simplesmente uma qualidade de natureza interpessoal que é um pouco evasiva, o que significa que é difícil de avaliar formalmente. E esta é uma das razões que a componente soft skill geralmente não era incluída no programa de certificação de TI...mas isso está começando a mudar.

É engraçado que as pessoas vejam a comunicação e outros tipos de competências que se enquadram na categoria soft skills, como aspectos necessários a profissionais de TI que buscam um desenvolvimento rápido da sua carreira. Claro que soft skills podem ajudar os profissionais de TI a avançar em suas carreiras, e essa verdade persistirá. No entanto, o que tornam soft skills algo diferente nos dias de hoje, é que ela vem se tornando verdadeiramente essencial para todos os tipos de profissionais de TI, não apenas àqueles que progridem rapidamente a um papel de liderança.

Para profissionais de suporte técnico essa verdade sempre existiu. Esta é a ocupação que mais constantemente interage com clientes dentro da esfera técnica, e talvez até no mundo corporativo, com exceção das vendas. Assim, soft skills são inerentemente cruciais para o sucesso no emprego. Curiosamente, a importância das soft skills de profissionais de suporte tiveram origem na onda de terceirização offshore. As reclamações dos clientes, que se baseavam em falhas de comunicação entre os clientes e os profissionais de suporte situados no outro lado do mundo, levaram empresas a reavaliar essa abordagem e, em alguns casos, até mesmo trazer suas operações de suporte para a mesma localização física do cliente.



Independentemente do local onde trabalham, é óbvio que os profissionais de suporte precisam ter habilidades de soft skills para lidar com todos os tipos de clientes em todos os tipos de situações. Aqui estão algumas das principais áreas a serem trabalhadas para garantir o sucesso em seu campo:

Paciência
Como irmão gêmeo de persistência, a paciência lhe fornece a força emocional para lidar com todos e quaisquer problemas. Ela também permite que você lide com usuários finais de todos os perfis: enfurecido, aborrecido, emotivo, incoerente, abusivo e assim por diante. Como o presidente dos Estados Unidos John Quincy Adams disse uma vez, paciência e perseverança têm um efeito mágico antes de as dificuldades e os obstáculos desaparecerem.

Escuta
Ou, mais especificamente escuta ativa. Isto significa ter foco total na pessoa que está falando contigo e limpar sua mente de outras distrações. A escuta ativa exige dizer o que você ouviu de volta para o cliente, e em caso de tempo escasso, você pode repetir para si mesmo em sua mente. Claro que, se o cliente não está se expressando claramente, você pode parafrasear o que foi dito para que ele ratifique ou retifique o entendimento. Ao fazer isso, você evitará possíveis falhas de compreensão e demonstrará certa empatia em relação à situação dele.


Critério
Isso na verdade se refere a uma gama de soft skills diferentes. O primeiro significado diz respeito ao uso do bom senso para evitar ofender a pessoa, não importando quais são os seus problemas. Se você estiver dando suporte, não enfatize o fato de que eles não sabem onde ou o que é um disco rígido ou precisa de ajuda para solução de problemas do seu navegador Web para obter a naughtynurses.com. Basta dar-lhes sugestões simples o mais educadamente possível. Lembre-se, você está sendo pago para ajudá-los, não desmerecê-los.

Como um profissional de suporte, você provavelmente não terá alguém que lhe dê pistas sobre o que dizer, o que significa que seu desempenho dependerá exclusivamente de sua capacidade na maioria das situações de suporte. Certifique-se de que você tem a inteligência para administrar o lado técnico de cada chamado, assim como a sabedoria para lidar com cada indivíduo e situação.


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