quarta-feira, 30 de junho de 2010

First Call Resolution: A métrica mais importante do service desk

"Levante-se, líder de Centro de Suporte! A hora é agora! "Proclama Pete McGarahan, um dos ditadores de tendência desse mercado e consultor respeitado com mais de 25 anos de experiência.

Gerir a organização de suporte como um negócio não é um conceito novo. Atingir esse ponto, no entanto, é um desafio. Com pressões contínuas para reduzir os custos de suporte, os líderes de serviço precisam otimizar o modelo de negócios: determinar o que é realmente importante, em seguida, mergulhar fundo no detalhe da estrutura, processo, pessoas e ferramentas. O processo começa com o conhecimento da estrutura de custos e a criação de uma estratégia de serviços e suporte para esses custos. Pergunte-se: "Por que estamos fazendo isso?" “Esta estratégia está alinhada com o negócio em geral?” "Estamos oferecendo suporte ao cliente com a máxima qualidade possível ao menor custo possível?

Recentemente McGarahan forneceu uma entrevista à especialista Cinda Daly sobre um de seus artigos recentes: "First Contact Resolution: O ditador de performance!" que oferece um novo olhar sobre como melhorar a resolução de primeiro nível e adotar uma estratégia de mudança eficaz. Ele conclui que aumentando do percentual de resolução no primeiro contato, certamente resultará em redução do custo por resolução. Mas há mais do que isso.

Cinda Daly: Resolução no Primeiro Contato (FCR) tem sido um foco chave do Service Desk durante anos, mas você coloca uma mudança de olhar para essa métrica como a principal do service desk?
Pete McGarahan: A estratégia de mudança sobre esta métrica concentra-se em efetuar a resolução de problemas com o mais baixo custo dentro da organização de serviço e suporte, com foco na resolução na linha da frente ou no ponto mais próximo ao cliente (nível 1 e 0). Quando o cliente liga para o seu service desk, é preciso que o pessoal de linha de frente tenha a liberdade, o conhecimento e a ferramenta necessária para resolver o problema do cliente, satisfazendo-o o dentro de um período de tempo razoável, de sete a oito minutos, no primeiro telefonema.

Cinda Daly: As organizações estão tendo dificuldades para melhorar percentagens de FCR, ou este é um foco novo e emergente com objetivo de criar organizações mais enxutas?
Pete McGarahan: Um pouco dos dois, na verdade! Resolução no Primeiro Contato é importante, principalmente porque está ligado ao aumento da satisfação do cliente e, secundariamente, porque reduz o custo total de suporte, evitando uma escalada cara e demorada. Os líderes têm a tarefa de revisar seu modelo de suporte e extrair os custos repetitivos. Eles precisam simplesmente continuar fazendo o que eles estão fazendo agora, mas melhor e mais barato. E ao mesmo tempo, eles precisam eliminar os problemas recorrentes e desviar os chamados de baixo valor e de alto volume para o self-service. A proposição geral de valor é aumentar a satisfação do cliente, reduzir custos e permitir que os recursos humanos mais técnicos trabalhem em projetos críticos.



Cinda Daly: Sua premissa fundamental sugere que a forma como uma organização trata e melhora a resolução no primeiro nível reflete uma filosofia de serviço, mais até do que foco em métricas de eficiência. Por favor, explique.
Pete McGarahan: A resolução no primeiro nível é o que deve orientar como você criará uma estratégia para a operação de suporte, como construirá a estrutura, e, em seguida, integrar pessoas, processos e ferramentas ao seu redor. Normalmente, as organizações buscam que a linha da frente resolva o máximo de ocorrências possíveis, mas com uma disciplina que busque agilizar a resolução por meio da escalada, a fim de reduzir os impactos de produtividade e da satisfação do cliente. Em todos os casos, precisamos saber quais os tipos de incidentes que podemos resolver no primeiro nível de suporte e os que legitimamente exigem a escalada.

Precisamos acompanhar os incidentes que são escalados para identificarmos o que é necessário fazer para permitir uma redução no First Call Resolution / First Level Resolution, assim como sair de uma solução no FCR / FLR para um self-service ou para a eliminação através da gestão de mudanças. Esta estratégia leva a uma maior satisfação do cliente, diminuição no custo, melhora na imagem do centro de suporte e na produtividade do cliente.

Otimizar o serviço de suporte da organização em torno da solução no primeiro contato dita quais pessoas e os conjuntos de habilidades que devem ter no momento da contratação. Ela determina as ferramentas que você configura sob os processos das melhores práticas, para que a linha de frente possa resolver questões no primeiro nível com o tempo mínimo de conversação. Se você fizer isso apropriadamente, ela afetará positivamente todas as métricas de desempenho, e o mais importante, melhorará a satisfação do cliente e diminuirá os custos.

Cinda Daly: Qual seria uma boa abordagem para uma organização que está olhando para melhorar a resolução no primeiro nível e diminuir o custo por resolução?
Pete McGarahan: Nosso mantra deveria ser responsabilidades para as pessoas corretas pelas razões corretas. O princípio que norteia a mudança de estratégia é a resolução do incidente no nível mais baixo de custo de suporte e aumentado satisfação do cliente para. Rotineiramente, os incidentes são escalados para as equipes mais caras (nível 2 e nível 3). Temos que investigar quais chamados devem ser resolvidos pela linha de frente, assim como no FCR (nível 1) e os que podem ser solucionados pelo self-service (nível 0).

Cinda Daly: Qual o incentivo para as equipes de N2 e N3 com intuito de colaborem em dar o controle da resolução para o service desk?
Pete McGarahan: A mudança de estratégia é vital para ajudar a liberar os recursos de projetos mais caros, permitindo que continuem a centrar-se na implementação de projetos dentro do prazo, com qualidade e minimizando interrupções no negócio associados a roll-outs, aplicações não testadas, e infraestruturas falhas.

As equipes de especialistas enfrentam muitas distrações que continuamente lhes afastam do foco do seu projeto de trabalho. Uma das principais causas dos atrasos dos projetos é ter os recursos técnicos especializados tirados de seu trabalho para solucionar incidentes que foram escalados. Estes atrasos regulares nos projetos muitas vezes impactam a credibilidade da TI com seus colegas da empresa.

Cinda Daly: Como funciona a mudança de estratégia proposta pelo senhor, sendo que o nível 1 é o self-service?
Pete McGarahan: Comece sabendo quem liga para o centro de suporte, por que ligam, e o que a linha de frente precisa fazer para resolver essa questão ao custo mais baixo. Especificamente, identifique todos os tipos de chamados que são reportados no sistema, saiba onde eles estão sendo resolvidos (Nível 1, 2 ou 3), e o que deve ser feito para mudar a resolução desse incidente para o nível mais baixo – o suporte de melhor custo-benefício. Deslocar para o nível mais baixo (N1) significa que incidentes repetitivos tenham suas soluções documentadas pelos analistas da linha de frente e disponibilizadas no self-service, onde os clientes podem consultar a qualquer momento, em qualquer lugar.



Cinda Daly: O service desk é o responsável por conduzir a métrica FCR para o maior ponto percentual possível. Como isso pode ser facilitado?
Pete McGarahan: Primeiramente, trabalhar mais estreitamente com as outras equipes de suporte, ganhando um conhecimento mais profundo e compreendendo o que é necessário para resolver incidentes no primeiro contato, que normalmente são escalados. Com a ajuda de documentação, artigos de conhecimento, suporte remoto, treinamento e afins, é possível tornar incidentes escalados algo de rápido identificação e resolução pela linha de frente. Ajudaria o service desk, se eles pudessem identificar as principais categorias, de 5 a 7 tipos de chamados, que representam alto volume e demandam tempo para serem tratados.

Cinda Daly: Quem tem a responsabilidade de decidir o que deve ser ‘movido para o nível mais baixo?”
Pete McGarahan: Eu acredito que cada equipe de suporte tem a responsabilidade de investigar as questões repetitivas escaladas para que tomem a decisão se é uma meta razoável mover a solução para uma solução no primeiro nível. Olhar para a dinâmica de resolução de forma cooperativa, reduzindo os custos de suporte, deveria ser um processo rotineiro.

Cinda Daly: É uma distinção lógica que a estratégia de mudança proposta, mantnha o nível 1 responsável pela resolução de incidentes, permitindo que os níveis dois e três concentrem na eliminação de problemas, execução de novos serviços e projetos prioritários.
Pete McGarahan: Não exclusivamente, mas sim. Como parte das responsabilidades semanais e mensais da gestão de problemas, os líderes de equipe dos N2 e N3 devem analisar os tipos de chamados e questões específicas que estão sendo encaminhados para eles e procurar identificar suas causas raízes. Eles devem chegar a uma resolução de longo prazo, o que eliminaria do ambiente os incidentes relacionados a esses problemas, reduzindo o número geral de chamados.
Além disso, cada equipe precisa ser capaz de relatar quais tipos de chamados são novos para o mix versus aqueles que são mais velhos e foram uma parte repetitiva do mix no ano passado ou mais.

Cinda Daly: Como as organizações podem começar a colocar essa mudança para rodar?
Pete McGarahan: É preciso um esforço coordenado, totalmente engajado entre os líderes de serviços em todos os níveis de suporte dentro da organização. Eles precisam acreditar que eles trabalham para o serviço de atendimento ao cliente e que o resultado final deve ser o trabalho sendo feito corretamente pelas pessoas certas e pelas razões adequadas. Cada equipe de suporte deve definir o seu âmbito de serviços, com papéis e responsabilidades claramente definidos. Em seguida, cada equipe precisa entender quem faz o quê e porquê faz e trabalhar de forma cooperada e colaborativa para o sucesso de todos.

Quando você olha para as áreas que participarão da mudança, determine qual será o trabalho, o que implica, qual será a demanda, o que a equipe precisa fazer para levá-la a ser bem sucedida. Todo mundo tem que acreditar que o novo trabalho deve ser aceito pelas razões certas. Assim, certifique-se que a equipe que aceitou a mudança tenha os recursos de que necessitam para ser bem sucedida.



Cinda Daly: Como é possível mostrar que baixou o custo do suporte?
Pete McGarahan: Comece por conhecer o seu custo por analista, o custo por chamado e o custo por resolução. É muito simples calcular o custo por FCR. O que é mais difícil é calcular o custo por resolução, uma vez que foi encaminhado e que envolve várias escalações e recursos.
Para fazer isso corretamente, é preciso medir o esforço real do trabalho envolvido no processo de resolução e incluir todos os recursos que trabalharam sobre a questão da sua eventual resolução no cálculo. Eu tenho usado bases salariais para equipes de suporte diferentes, que têm o custo de escalada associado a ela. Em seguida, usando um dos diversos modelos de mercado para o cálculo do custo por chamado, por analista ou resolução, determine qual o custo médio seria específico para resolver tipos de chamados em diferentes níveis de suporte.

Em seguida, avalie os seus tipos de chamados e aqueles que devem ser solucionados pelo nível 1. Então ao implementar as medidas recomendadas para o deslocamento deles para o nível mais baixo, acompanhe o impacto. É um cálculo simples: Semana passada resolvemos este grande número de incidentes nos N2 ou N3, e este mês nós resolvemos Y. Em seguida pegue a redução conseguida, multiplique pelo custo médio por chamado, e você terá o valor da economia atingida por mudar a resolução de um tipo particular de incidente para uma equipe que representa um melhor custo-benefício.

Cinda Daly: O que é um objetivo inicial razoável para quem quer operar uma mudança como essa?
Pete McGarahan: Primeiro tenha em mente que nem sempre é questão de diminuir custos ou funcionários para a empresa. É mais sobre como otimizar a organização de suporte ao redor do cliente, certificando-se que você tem as pessoas certas para resolver os incidentes ao nível certo de custos.

As organizações devem adotar uma estratégia de eliminação de chamados, que visa reduzir chamados redundantes e repetitivos em 10% ao ano. Esse esforço visa minimizar o impacto da repetição de incidentes no negócio de modo a aumentar a capacidade do pessoal de linha de frente, sem a necessidade de aumentar o número de funcionários. Por exemplo, se um chamado custa R$ 25,00 e você tem 2.500 chamados redundantes por ano, você pode trabalhar a matemática. É uma economia de mais de R$ 62.500,00 só para um tipo de chamado redundante. Você vai perceber o benefício da nova estratégia rapidamente.

Cinda Daly: Nós assim temos o círculo completo. A proposição de valor é forte argumento para otimizar o centro de suporte com a melhoria da Resolução Primeiro Contato.
Pete McGarahan: A estratégia de mudança com ênfase na FCR é a estratégia central para os service desks com um único ponto de contato. O foco em FCR obriga-me a cada dia garantir que a minha equipe esteja colocando as melhores práticas de trabalho na condução do aumento da Resolução Primeiro Chamado.



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