O que determina se as decisões em uma empresa acontecem na parte de baixo, no meio ou na alta hierarquia de uma empresa? Uma nova pesquisa fornece uma surpreendente conclusão: A resposta reside muitas vezes na tecnologia que a empresa utiliza.
Sistemas de informação, tais como o software de Enterprise Resource Planning (ERP), forçam a tomada de decisões em direção à parte de baixo da escada corporativa. Os sistemas de comunicação, como e-mail e aplicativos de mensagens instantâneas impulsionam o processo de tomada de decisão em direção ao topo.
Isso significa que desenvolver uma estratégia de TI não se baseia na implantação da melhor tecnologia, diz Raffaella Sadun, uma professora de estratégia da Harvard Business School.
"Independentemente de que quem está no comando das aquisições e da estratégia de TI, obviamente, não pode só pensar no lado da tecnologia, mas também têm que pensar sobre o negócio", diz ela. "Tradicionalmente, a tecnologia é pensada como uma ferramenta que permite a capacitação das pessoas, mas esse nem sempre é o caso".
Sadun discute a questão em "The Distinct Effects of Information Technology and Communication Technology on Firm Organization”, um trabalho que ela escreveu com Nicholas Bloom, da Stanford University e Luis Garicano e John Van Reenen do Centre for Economic Performance da London School of Economics.
"As tecnologias que tornam a captação de informações mais fácil no nível inferior da hierarquia de uma empresa estão associadas a uma descentralização do processo decisório", Sadun diz. "Por outro lado, temos as tecnologias de comunicação, que na verdade fazem exatamente o oposto."
Papéis diferentes da TI
As empresas, porém, muitas vezes não consideram os papéis distintos dos seus sistemas de software e muito menos os seus efeitos sobre o comportamento organizacional. Ao contrário, eles veem a "tecnologia da informação" amorfamente como uma coisa só.
"A tecnologia tende a ser vista em uma única categoria," Sadun diz. "A realidade é que a TI é enormemente heterogênea no que diz respeito a tecnologias."
Da mesma forma, quando examinam questões como a organização e a produtividade da empresa, os estudos de mercado e acadêmicos historicamente tendem a tratar as tecnologias da informação e comunicação como "um estoque de capital agregado homogêneo", segundo o estudo. Para o efeito, Sadun e os outros pesquisadores se empenharam em mostrar como e por que, os gestores devem considerar os efeitos muito diferentes na organização das tecnologias de comunicação e informação.
"Essa diferença não importa apenas por questões de organização e da produtividade das empresas, mas também para a força de trabalho, já que o acesso à informação e mudanças em tecnologias de comunicação pode afetar a distribuição financeira em direções opostas", constata o estudo.
Os pesquisadores analisaram as decisões não-relacionadas à produção, tais como o investimento de capital, novas contratações e os planos de novos produtos. Tais decisões são centralizadas ou no topo hierárquico de uma empresa ou delegada e descentralizada para o chefe de uma unidade de negócio. E os tomadores de decisão muitas vezes dependem do software ERP, o que facilita a divulgação da informações em uma grande empresa, possibilitando uma coordenação detalhada entre as diferentes unidades operacionais.
Em seguida, os pesquisadores olharam para as decisões relacionadas à produção, que envolve descobrir as tarefas necessárias para atingir os objetivos e decidir o ritmo delas. Estas decisões são geralmente tomadas por qualquer trabalhador do chão de fábrica ou um supervisor. Para esses casos, os pesquisadores estudaram o papel dos softwares Computer Aided Design (CAD) e Computer-Aided Manufacturing (CAM) na tomada de decisões.
Em ambos os casos, os pesquisadores criaram a hipótese de que o software de informações levaria à tomada de decisão descentralizada. Como o software facilita o acesso às informações necessárias para fazer escolhas importantes, os sistemas de ERP e CAD aumentariam a probabilidade de que os gerentes de fábrica e trabalhadores de produção tomariam decisões e agiriam sobre elas sem ter que consultar um executivo na sede.
Por outro lado, a equipe criou a hipótese de que um aumento nas linhas alugadas e intranets corporativas levaria a um aumento da centralização das decisões no topo da escada corporativa.
Permitindo o microgerenciamento
No passado, a comunicação, muitas vezes dependia de fax, serviços de entrega feitos durante a noite, da lentidão do correio ou visitas ao local. Mesmo com chamadas telefônicas, era difícil para alguém na sede tomar decisões fundamentadas e comunicá-las para as filiais. Nesses casos, era natural ceder o controle das operações diárias a um gerente local.
Com as tecnologias de rede de hoje é mais fácil para os executivos de topo da empresa manterem um fluxo constante de comunicação com as filiais. No entanto, a rede pode até impedir a inovação. Quando a tecnologia torna mais fácil comunicação, os trabalhadores anteriormente independentes podem encontrar-se importunados por seus patrões com perguntas por e-mail ao longo do dia. Os executivos então tomam todas as decisões e constantemente enviam ordens para seus subordinados.
"Sempre que há uma redução no custo de transmissão de informação é mais fácil para a pessoa abaixo na hierarquia se comunicar com o CEO," Sadun diz. "E o CEO pode monitorar constantemente o que esta pessoa está fazendo e simplesmente dar ordens, ao invés de confiar no julgamento das pessoas abaixo".
A equipe de pesquisadores avaliou dados de cerca de 1.000 empresas de manufatura em oito países, incluindo histórias detalhadas de implantação de tecnologia e pesquisas relativas à autonomia de decisão dos gestores e trabalhadores do chão de fábrica. (Na pesquisa dos fatores que determinam a adoção de uma tecnologia por uma empresa, os pesquisadores consideraram as variáveis geográficas que possam afetar o custo de aquisição da tecnologia a distância da empresa da sede da empresa líder em ERP, a SAP, por exemplo, e o fato de que a regulamentação do setor de telecomunicações varia de país para país, o que significa que os preços de rede variam também.)
Os resultados foram consistentemente convergentes com as hipóteses: um aumento na penetração de sistemas ERP levou a um aumento substancial da autonomia do gerente da fábrica. A implantação do CAD/CAM alavancou a possibilidade de autonomia do trabalhador do chão de fábrica. Mas as tecnologias de comunicação serviram para diminuir a autonomia, ou seja, as decisões aconteceram mais no nível executivo.
"Eu fiquei surpreso e não surpreso ao mesmo tempo, pelos resultados já serem esperados, mas por estarem dentro das empresas de todos os países e indústrias", Sadun diz.
A importância da confiança
Dito isto, constata Sadun que a tecnologia não é o único fator que determina se uma empresa permite a tomada de decisões em cima ou em baixo em uma hierarquia corporativa. Outro fator importante reside nas diferenças culturais entre países. Em um estudo separado, Sadun descobriu que outras empresas similares mostraram enormes diferenças nas táticas de tomada de decisão de acordo com sua localização geográfica. No artigo "The Organization of Firms across Countries" co-autoria com Bloom e Van Reenen, ela relata que as empresas localizadas em áreas com altos níveis de confiança tendem a ser sistematicamente mais descentralizadas do que aqueles em áreas com baixos níveis de confiança.
Suécia e Portugal, por exemplo, parecem estar em extremos opostos do espectro de confiança. "Há uma heterogeneidade enorme entre os países, mesmo como empresas aparentemente similares decidem como alocar os direitos de decisão dentro da organização", Sadun diz. "Tome as empresas suecas, por exemplo. Eles são completamente descentralizados e o gerente de nível médio é basicamente um mini-CEO, com alto poder decisório. Aí você analisa uma empresa que produz exatamente o mesmo bem, mas em Portugal. Lá o gerente de mesmo nível hierárquico não decide nada e é totalmente dependente da autoridade do CEO.
"Em nossa pesquisa nós argumentamos que os diferentes níveis de confiança são um fator determinante dessa discrepância. Se um CEO pode confiar em seus gerentes sênior, ele vai estar mais disposto a descentralizar a tomada de decisões. Por exemplo, há uma preocupação menor com o fato de os gestores usarem seu poder para perseguir os seus interesses pessoais em vez dos interesses da empresa ".
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Sistemas de informação, tais como o software de Enterprise Resource Planning (ERP), forçam a tomada de decisões em direção à parte de baixo da escada corporativa. Os sistemas de comunicação, como e-mail e aplicativos de mensagens instantâneas impulsionam o processo de tomada de decisão em direção ao topo.
Isso significa que desenvolver uma estratégia de TI não se baseia na implantação da melhor tecnologia, diz Raffaella Sadun, uma professora de estratégia da Harvard Business School.
"Independentemente de que quem está no comando das aquisições e da estratégia de TI, obviamente, não pode só pensar no lado da tecnologia, mas também têm que pensar sobre o negócio", diz ela. "Tradicionalmente, a tecnologia é pensada como uma ferramenta que permite a capacitação das pessoas, mas esse nem sempre é o caso".
Sadun discute a questão em "The Distinct Effects of Information Technology and Communication Technology on Firm Organization”, um trabalho que ela escreveu com Nicholas Bloom, da Stanford University e Luis Garicano e John Van Reenen do Centre for Economic Performance da London School of Economics.
"As tecnologias que tornam a captação de informações mais fácil no nível inferior da hierarquia de uma empresa estão associadas a uma descentralização do processo decisório", Sadun diz. "Por outro lado, temos as tecnologias de comunicação, que na verdade fazem exatamente o oposto."
Papéis diferentes da TI
As empresas, porém, muitas vezes não consideram os papéis distintos dos seus sistemas de software e muito menos os seus efeitos sobre o comportamento organizacional. Ao contrário, eles veem a "tecnologia da informação" amorfamente como uma coisa só.
"A tecnologia tende a ser vista em uma única categoria," Sadun diz. "A realidade é que a TI é enormemente heterogênea no que diz respeito a tecnologias."
Da mesma forma, quando examinam questões como a organização e a produtividade da empresa, os estudos de mercado e acadêmicos historicamente tendem a tratar as tecnologias da informação e comunicação como "um estoque de capital agregado homogêneo", segundo o estudo. Para o efeito, Sadun e os outros pesquisadores se empenharam em mostrar como e por que, os gestores devem considerar os efeitos muito diferentes na organização das tecnologias de comunicação e informação.
"Essa diferença não importa apenas por questões de organização e da produtividade das empresas, mas também para a força de trabalho, já que o acesso à informação e mudanças em tecnologias de comunicação pode afetar a distribuição financeira em direções opostas", constata o estudo.
Os pesquisadores analisaram as decisões não-relacionadas à produção, tais como o investimento de capital, novas contratações e os planos de novos produtos. Tais decisões são centralizadas ou no topo hierárquico de uma empresa ou delegada e descentralizada para o chefe de uma unidade de negócio. E os tomadores de decisão muitas vezes dependem do software ERP, o que facilita a divulgação da informações em uma grande empresa, possibilitando uma coordenação detalhada entre as diferentes unidades operacionais.
Em seguida, os pesquisadores olharam para as decisões relacionadas à produção, que envolve descobrir as tarefas necessárias para atingir os objetivos e decidir o ritmo delas. Estas decisões são geralmente tomadas por qualquer trabalhador do chão de fábrica ou um supervisor. Para esses casos, os pesquisadores estudaram o papel dos softwares Computer Aided Design (CAD) e Computer-Aided Manufacturing (CAM) na tomada de decisões.
Em ambos os casos, os pesquisadores criaram a hipótese de que o software de informações levaria à tomada de decisão descentralizada. Como o software facilita o acesso às informações necessárias para fazer escolhas importantes, os sistemas de ERP e CAD aumentariam a probabilidade de que os gerentes de fábrica e trabalhadores de produção tomariam decisões e agiriam sobre elas sem ter que consultar um executivo na sede.
Por outro lado, a equipe criou a hipótese de que um aumento nas linhas alugadas e intranets corporativas levaria a um aumento da centralização das decisões no topo da escada corporativa.
Permitindo o microgerenciamento
No passado, a comunicação, muitas vezes dependia de fax, serviços de entrega feitos durante a noite, da lentidão do correio ou visitas ao local. Mesmo com chamadas telefônicas, era difícil para alguém na sede tomar decisões fundamentadas e comunicá-las para as filiais. Nesses casos, era natural ceder o controle das operações diárias a um gerente local.
Com as tecnologias de rede de hoje é mais fácil para os executivos de topo da empresa manterem um fluxo constante de comunicação com as filiais. No entanto, a rede pode até impedir a inovação. Quando a tecnologia torna mais fácil comunicação, os trabalhadores anteriormente independentes podem encontrar-se importunados por seus patrões com perguntas por e-mail ao longo do dia. Os executivos então tomam todas as decisões e constantemente enviam ordens para seus subordinados.
"Sempre que há uma redução no custo de transmissão de informação é mais fácil para a pessoa abaixo na hierarquia se comunicar com o CEO," Sadun diz. "E o CEO pode monitorar constantemente o que esta pessoa está fazendo e simplesmente dar ordens, ao invés de confiar no julgamento das pessoas abaixo".
A equipe de pesquisadores avaliou dados de cerca de 1.000 empresas de manufatura em oito países, incluindo histórias detalhadas de implantação de tecnologia e pesquisas relativas à autonomia de decisão dos gestores e trabalhadores do chão de fábrica. (Na pesquisa dos fatores que determinam a adoção de uma tecnologia por uma empresa, os pesquisadores consideraram as variáveis geográficas que possam afetar o custo de aquisição da tecnologia a distância da empresa da sede da empresa líder em ERP, a SAP, por exemplo, e o fato de que a regulamentação do setor de telecomunicações varia de país para país, o que significa que os preços de rede variam também.)
Os resultados foram consistentemente convergentes com as hipóteses: um aumento na penetração de sistemas ERP levou a um aumento substancial da autonomia do gerente da fábrica. A implantação do CAD/CAM alavancou a possibilidade de autonomia do trabalhador do chão de fábrica. Mas as tecnologias de comunicação serviram para diminuir a autonomia, ou seja, as decisões aconteceram mais no nível executivo.
"Eu fiquei surpreso e não surpreso ao mesmo tempo, pelos resultados já serem esperados, mas por estarem dentro das empresas de todos os países e indústrias", Sadun diz.
A importância da confiança
Dito isto, constata Sadun que a tecnologia não é o único fator que determina se uma empresa permite a tomada de decisões em cima ou em baixo em uma hierarquia corporativa. Outro fator importante reside nas diferenças culturais entre países. Em um estudo separado, Sadun descobriu que outras empresas similares mostraram enormes diferenças nas táticas de tomada de decisão de acordo com sua localização geográfica. No artigo "The Organization of Firms across Countries" co-autoria com Bloom e Van Reenen, ela relata que as empresas localizadas em áreas com altos níveis de confiança tendem a ser sistematicamente mais descentralizadas do que aqueles em áreas com baixos níveis de confiança.
Suécia e Portugal, por exemplo, parecem estar em extremos opostos do espectro de confiança. "Há uma heterogeneidade enorme entre os países, mesmo como empresas aparentemente similares decidem como alocar os direitos de decisão dentro da organização", Sadun diz. "Tome as empresas suecas, por exemplo. Eles são completamente descentralizados e o gerente de nível médio é basicamente um mini-CEO, com alto poder decisório. Aí você analisa uma empresa que produz exatamente o mesmo bem, mas em Portugal. Lá o gerente de mesmo nível hierárquico não decide nada e é totalmente dependente da autoridade do CEO.
"Em nossa pesquisa nós argumentamos que os diferentes níveis de confiança são um fator determinante dessa discrepância. Se um CEO pode confiar em seus gerentes sênior, ele vai estar mais disposto a descentralizar a tomada de decisões. Por exemplo, há uma preocupação menor com o fato de os gestores usarem seu poder para perseguir os seus interesses pessoais em vez dos interesses da empresa ".
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